Secrétaire

Le metier de Secrétaire

Le Secrétaire est un professionnel chargé de la gestion administrative d'une entreprise. Ce rôle est fondamental dans divers secteurs tels que le médical, le juridique, ou l'éducation. L'objectif principal du Secrétaire est d'assurer le bon fonctionnement des opérations administratives. On le retrouve souvent dans des bureaux, des cabinets ou des services publics. Les synonymes courants incluent assistant administratif, agent administratif, et secrétaire de direction.

Missions et responsabilites

Les missions d'un Secrétaire varient considérablement selon la taille et le secteur de l'entreprise.

• Gérer les agendas : Vous devez organiser les rendez-vous et les réunions des collaborateurs.
• Rédiger des documents : Vous créez des courriers, des rapports et des comptes rendus.
• Assurer la communication : Vous êtes l'interlocuteur principal pour les clients et les partenaires externes.
• Classer les dossiers : Vous tenez à jour les archives physiques et numériques de l'entreprise.
• Préparer les réunions : Vous organisez les salles et fournissez le matériel nécessaire.
• Suivre les factures : Vous gérez les aspects administratifs liés aux paiements et aux dépenses.

A quoi ressemble une journee type

La journée d'un Secrétaire est rythmée par des tâches variées en fonction des priorités du moment.

La journée commence par la consultation des e-mails et des messages laissés par les collaborateurs. Ensuite, l'après-midi est consacré à la préparation des réunions, avec la vérification des documents à remettre. Les échanges avec les clients se font tout au long de la journée, souvent par téléphone ou par e-mail. L'utilisation d'outils bureautiques comme Word et Excel est quotidienne. En fin de journée, le Secrétaire vérifie les agendas pour le lendemain et s'assure que tout est en ordre.

Competences et qualites requises

Competences techniques

• Maîtrise de la suite Microsoft Office : Indispensable pour la rédaction de documents et la gestion de données.
• Connaissance des logiciels de gestion : Utile pour le suivi des factures et des dossiers clients.
• Compétences en communication écrite : Essentielles pour rédiger des courriers et des rapports clairs.
• Gestion des agendas électroniques : Nécessaire pour organiser les plannings efficacement.
• Connaissance des normes administratives : Importante pour respecter les procédures en vigueur.

Qualites personnelles

• Organisation : Cruciale pour gérer plusieurs tâches simultanément.
• Rigueur : Nécessaire pour garantir la précision des documents administratifs.
• Polyvalence : Utile pour s'adapter aux différentes missions confiées.
• Discrétion : Indispensable pour traiter des informations sensibles.

Formation et parcours pour devenir Secrétaire

Pour devenir Secrétaire, un diplôme de niveau CAP ou Bac Pro est souvent requis. Les diplômes courants incluent le BTS Assistant de Gestion et le BTS Support à l'Action Managériale. Des certifications spécifiques comme le titre professionnel de Secrétaire Assistante peuvent également être un atout. Des écoles comme l'Institut Supérieur de Gestion ou des centres de formation spécialisés offrent des cursus reconnus. Les reconversions sont possibles, surtout pour ceux ayant une expérience dans des postes administratifs.

Salaire d'un Secrétaire

Le salaire d'un Secrétaire dépend de plusieurs facteurs, notamment la taille de l'entreprise, le secteur d'activité et l'expérience. Les postes en fonction publique peuvent offrir des rémunérations différentes par rapport au secteur privé. Des primes peuvent également être accordées selon les performances ou les responsabilités supplémentaires.

Fourchettes de salaire brut observees en France pour ce poste :

Evolutions de carriere

Après quelques années en tant que Secrétaire, plusieurs évolutions de carrière sont possibles. Vous pouvez devenir Secrétaire de Direction après 3 à 5 ans d'expérience, nécessitant des compétences en management. Un poste de Responsable Administratif peut être envisagé après 5 à 7 ans, avec des responsabilités accrues. Des passerelles existent vers des métiers comme Assistant de Gestion ou Gestionnaire de Bureau, selon les compétences acquises.

Points forts et ce qu'il faut savoir

Les atouts du metier

• Variété des tâches : Chaque jour est différent, ce qui maintient l'intérêt au travail.
• Interactions sociales : Ce poste permet de rencontrer de nombreuses personnes, favorisant le réseau professionnel.
• Possibilités d'évolution : Les compétences acquises ouvrent la voie à des postes à responsabilités.

Ce qu'il faut prendre en compte

• Pression des délais : Les tâches doivent souvent être réalisées rapidement, ce qui peut être stressant.
• Répétitivité des tâches : Certaines missions peuvent devenir monotones sur le long terme.
• Exigences de précision : Les erreurs peuvent avoir des conséquences importantes, nécessitant une vigilance constante.

Questions frequentes