Employé administratif

Le metier de Employé administratif

L'Employé administratif est chargé de la gestion des tâches administratives au sein d'une organisation. Ce poste se trouve dans divers secteurs, tels que les entreprises privées, les administrations publiques ou les associations. L'objectif principal est d'assurer le bon fonctionnement des processus administratifs. Les contextes d'exercice incluent la gestion des dossiers, le traitement des courriers et la prise en charge des appels téléphoniques. On parle aussi de secrétaire administratif, d'assistant administratif ou de gestionnaire administratif.

Missions et responsabilites

Les missions d'un Employé administratif varient en fonction de la taille et du type de structure. Les tâches peuvent aller de la gestion de documents à l'accueil physique ou téléphonique.

• Gérer les appels : Répondre aux demandes des clients ou partenaires et orienter vers les services concernés.
• Organiser des réunions : Planifier les rendez-vous et préparer les documents nécessaires pour les participants.
• Traiter le courrier : Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant et sortant.
• Mettre à jour les dossiers : S'assurer que les informations des clients ou des projets soient à jour dans les bases de données.
• Rédiger des documents : Écrire des notes, des rapports ou des comptes rendus selon les besoins de l’équipe.
• Assurer le suivi administratif : Veiller à la bonne exécution des tâches administratives et signaler les anomalies.

A quoi ressemble une journee type

La journée d'un Employé administratif peut varier selon les priorités et les urgences. Les tâches quotidiennes sont souvent influencées par les besoins des différents départements.

La journée commence par la vérification des emails et des messages vocaux. Ensuite, l'Employé administratif peut passer du temps à traiter le courrier et à mettre à jour les dossiers clients. L'accueil des visiteurs et la gestion des appels téléphoniques sont également fréquents. L'après-midi est consacré à la préparation de réunions, avec la rédaction de documents et l'organisation de l'espace de réunion. Enfin, un suivi des tâches en cours et la planification des missions à venir clôturent la journée.

Competences et qualites requises

Competences techniques

• Maîtrise de Microsoft Office : Utilisée pour la rédaction de documents, la création de tableaux et la gestion d'emails.
• Gestion de bases de données : Essentielle pour l'organisation et le suivi des informations clients ou projets.
• Connaissance des procédures administratives : Permet de respecter les normes et les réglementations en vigueur.
• Utilisation de logiciels de gestion : Aide à optimiser le traitement des tâches administratives au quotidien.
• Compétences en communication : Nécessaires pour interagir efficacement avec les collègues et les partenaires externes.

Qualites personnelles

• Rigueur : Permet de garantir la précision des documents et des informations traitées.
• Organisation : Aide à gérer plusieurs tâches simultanément sans perte d'efficacité.
• Polyvalence : Utile pour s'adapter aux différentes missions et aux imprévus quotidiens.
• Discrétion : Indispensable pour traiter des informations confidentielles et sensibles.

Formation et parcours pour devenir Employé administratif

Pour devenir Employé administratif, un diplôme de niveau CAP ou Bac pro est souvent requis, comme le Bac pro Gestion-Administration ou le BTS Assistant de Gestion PME-PMI. Des formations spécifiques comme le BTS Support à l'Action Managériale sont également valorisées. Les certifications en bureautique peuvent renforcer le profil. Certaines écoles comme le CNAM ou des centres de formation professionnelle proposent des cursus adaptés. Il est possible de se reconvertir vers ce métier avec une formation courte après une expérience dans un autre domaine.

Salaire d'un Employé administratif

Le salaire d'un Employé administratif dépend de plusieurs facteurs, tels que la taille de l'entreprise, le secteur d'activité et la région. En général, les primes peuvent varier en fonction des performances individuelles et des résultats de l'entreprise.

Fourchettes de salaire brut observees en France pour ce poste :

Evolutions de carriere

Après plusieurs années d'expérience, un Employé administratif peut évoluer vers des postes tels que Responsable administratif après 5 ans, nécessitant des compétences en gestion d'équipe. D'autres options incluent le poste de Secrétaire général, qui demande une compréhension approfondie des enjeux organisationnels. Les voies vers des métiers adjacents comme Assistant de direction ou Gestionnaire de projet sont également envisageables. Les possibilités d'indépendance ou de consulting existent pour ceux qui souhaitent se lancer.

Points forts et ce qu'il faut savoir

Les atouts du metier

• Stabilité de l'emploi : Ce métier offre généralement une bonne sécurité de l'emploi, grâce à la demande constante pour des tâches administratives.
• Variété des missions : Les tâches sont diversifiées, permettant de ne pas s'ennuyer et de développer de nombreuses compétences.
• Travail en équipe : Le poste favorise les interactions avec différents services, ce qui enrichit les relations professionnelles.

Ce qu'il faut prendre en compte

• Rythme de travail soutenu : Les périodes de forte activité peuvent être stressantes, nécessitant une bonne gestion du temps.
• Pression des délais : Les tâches administratives doivent souvent être réalisées rapidement, ce qui peut entraîner du stress.
• Évolution limitée : Les perspectives d'évolution peuvent être restreintes selon la taille de l'entreprise et la structure hiérarchique.

Questions frequentes