Assistant services généraux

Le metier de Assistant services généraux

L'Assistant services généraux assure la gestion des tâches administratives et logistiques au sein d'une entreprise. Ce métier se pratique dans divers environnements, tels que les bureaux, les établissements publics ou les structures privées. L'objectif principal est de garantir le bon fonctionnement des services internes. Les contextes d'exercice incluent la gestion des fournitures, l'organisation des espaces de travail et la coordination des services techniques. On parle aussi d'agent administratif ou de gestionnaire de services.

Missions et responsabilites

Les missions d'un Assistant services généraux varient en fonction de la taille et du secteur de l'entreprise.

• Gérer les fournitures : L'Assistant services généraux s'occupe de l'approvisionnement en matériel de bureau et en consommables.
• Coordonner les interventions techniques : Il organise et supervise les réparations et l'entretien des locaux.
• Assurer la gestion des espaces : Il veille à l'optimisation des espaces de travail, en tenant compte des besoins des équipes.
• Organiser des événements internes : Il planifie et coordonne les réunions, séminaires et autres événements pour le personnel.
• Réaliser des tâches administratives : Il effectue des tâches telles que la rédaction de documents, la gestion des agendas et le suivi des courriers.
• Établir des relations avec les fournisseurs : Il négocie et maintient des contacts avec les prestataires de services et les fournisseurs.

A quoi ressemble une journee type

La journée d'un Assistant services généraux est souvent rythmée par des demandes variées et des priorités changeantes.

La journée commence par la vérification des courriels et des demandes de fournitures. Ensuite, des réunions avec les équipes sont organisées pour discuter des besoins logistiques. L'après-midi est consacré à la gestion des interventions techniques, en contactant les prestataires pour des réparations. Des tâches administratives telles que la mise à jour des documents et l'organisation des espaces de travail sont également effectuées. Enfin, la journée peut se terminer par la planification d'événements internes.

Competences et qualites requises

Competences techniques

• Maîtrise des logiciels de gestion : La connaissance de logiciels comme Excel ou des outils de gestion de projet est indispensable pour suivre les tâches et les budgets.
• Connaissance des normes de sécurité : Comprendre les réglementations en matière de sécurité est crucial pour garantir un environnement de travail sûr.
• Gestion de la relation fournisseur : Savoir négocier avec les fournisseurs est essentiel pour optimiser les coûts et les services.
• Capacité d'organisation : Être organisé permet de gérer efficacement les priorités et les tâches multiples.
• Compétences en communication : Communiquer clairement avec les équipes et les prestataires est nécessaire pour assurer une bonne coordination.

Qualites personnelles

• Réactivité : Être capable de répondre rapidement aux demandes urgentes est essentiel dans ce métier.
• Polyvalence : La capacité à s'adapter à différentes tâches et situations est un atout majeur.
• Esprit d'équipe : Collaborer efficacement avec les autres est crucial pour le bon fonctionnement des services.
• Rigueur : Être précis dans la gestion des tâches administratives et logistiques est indispensable.

Formation et parcours pour devenir Assistant services généraux

Pour devenir Assistant services généraux, un diplôme de niveau Bac est souvent requis, tel qu'un Bac pro Gestion-Administration ou un BTS Assistant de gestion. Des formations spécifiques comme le BTS Services et prestations des secteurs sanitaire et social peuvent également être valorisées. Des certifications en gestion de projet ou en management peuvent être un plus. Les écoles spécialisées en gestion ou en administration offrent des cursus adaptés. Des voies de reconversion sont possibles pour les professionnels de l'administration.

Salaire d'un Assistant services généraux

Le salaire d'un Assistant services généraux dépend de plusieurs facteurs, notamment le type de contrat, la taille de l'entreprise et la région. Les postes dans la fonction publique peuvent offrir des grilles salariales différentes, tandis que les entreprises privées appliquent souvent des conventions collectives spécifiques. Les primes peuvent également varier, influençant le salaire total.

Fourchettes de salaire brut observees en France pour ce poste :

Evolutions de carriere

Après quelques années d'expérience, un Assistant services généraux peut évoluer vers des postes tels que Responsable des services généraux, généralement après 5 ans d'expérience et une formation complémentaire. D'autres évolutions incluent le poste de Coordinateur administratif, qui requiert des compétences en gestion de projet. Des passerelles vers des métiers adjacents comme Gestionnaire de patrimoine immobilier sont également possibles.

Points forts et ce qu'il faut savoir

Les atouts du metier

• Variété des missions : Les tâches sont diversifiées, ce qui évite la monotonie.
• Interaction avec de nombreux interlocuteurs : Le poste permet de travailler avec différents services et prestataires.
• Possibilités d'évolution : Des perspectives de carrière intéressantes sont disponibles dans le domaine administratif.

Ce qu'il faut prendre en compte

• Charge de travail variable : Les périodes de forte activité peuvent être stressantes, nécessitant une bonne gestion du temps.
• Pression des délais : Les missions peuvent avoir des délais serrés, demandant une bonne organisation.
• Relations parfois difficiles avec les prestataires : Négocier peut être un défi, surtout en cas de litige.

Questions frequentes