Secrétaire opérateur

Le metier de Secrétaire opérateur

Le Secrétaire opérateur est un professionnel chargé de la gestion administrative et de l'accueil au sein d'une entreprise. Ce poste se retrouve dans divers secteurs, tels que le tertiaire, l'industrie ou les services publics. L'objectif principal est d'assurer le bon fonctionnement des activités administratives. Le Secrétaire opérateur peut également être désigné sous d'autres appellations, comme assistant administratif ou agent administratif.

Missions et responsabilites

Les missions d'un Secrétaire opérateur varient considérablement selon la taille et le type d'entreprise.

• Gérer les appels téléphoniques : Vous réceptionnez et transférez les appels entrants vers les différents services.
• Rédiger des documents : Vous produisez des comptes rendus, des courriers et d'autres documents administratifs.
• Organiser des réunions : Vous planifiez les rendez-vous et préparez les salles de réunion.
• Assurer le suivi des dossiers : Vous mettez à jour les fichiers et archives nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
• Accueillir les visiteurs : Vous les renseignez et les dirigez vers les interlocuteurs appropriés.
• Utiliser des logiciels de gestion : Vous manipulez des outils bureautiques pour optimiser votre travail quotidien.

A quoi ressemble une journee type

Une journée de travail pour un Secrétaire opérateur peut être très variée, selon l'organisation de l'entreprise.

La journée commence par la vérification des messages et des courriels. Ensuite, la gestion des appels téléphoniques occupe une bonne partie de la matinée. L'après-midi est consacré à la rédaction de documents administratifs et à l'organisation de réunions. Vous pouvez également être amené à accueillir des visiteurs ou à effectuer des tâches de classement. Des interactions régulières avec les différents services sont fréquentes pour assurer le bon déroulement des activités.

Competences et qualites requises

Competences techniques

• Maîtrise de Microsoft Office : Ce logiciel est indispensable pour la rédaction de documents et la gestion des données.
• Connaissance des outils de gestion administrative : Ces outils facilitent l'organisation des tâches quotidiennes.
• Compétences en communication écrite : Elles sont essentielles pour rédiger des courriers et des rapports clairs.
• Gestion des agendas électroniques : Cela permet de planifier efficacement les rendez-vous.
• Notions de comptabilité : Utile pour gérer certaines tâches administratives liées aux finances.

Qualites personnelles

• Rigueur : Elle est nécessaire pour assurer la précision des documents administratifs.
• Polyvalence : Elle permet de s'adapter à diverses tâches et situations.
• Bon relationnel : Cela aide à établir des contacts efficaces avec les interlocuteurs internes et externes.
• Organisation : Elle est cruciale pour gérer plusieurs tâches simultanément sans erreurs.

Formation et parcours pour devenir Secrétaire opérateur

Pour devenir Secrétaire opérateur, un diplôme de niveau CAP ou Bac pro est souvent requis. Les diplômes courants incluent le Bac pro Gestion Administration ou le BTS Assistant de Gestion PME-PMI. Certaines certifications comme le Titre professionnel Secrétaire Assistant peuvent également être valorisées. Des écoles comme le CNED ou des centres de formation professionnelle offrent des filières reconnues. Des reconversions sont possibles pour ceux souhaitant changer de voie.

Salaire d'un Secrétaire opérateur

Le salaire d'un Secrétaire opérateur dépend de plusieurs facteurs, tels que le mode d'exercice (libéral ou salarié), le statut (fonction publique ou convention collective) et la taille de l'entreprise. Les primes peuvent également influencer la rémunération globale.

Fourchettes de salaire brut observees en France pour ce poste :

Evolutions de carriere

Après quelques années en tant que Secrétaire opérateur, plusieurs évolutions de carrière sont possibles. Vous pouvez devenir Responsable administratif après 5 ans d'expérience, nécessitant des compétences en gestion d'équipe. Le poste de Secrétaire de direction est également une option, souvent après 3 à 5 ans, demandant des compétences accrues en communication. D'autres passerelles incluent des postes dans le domaine de l'assistance juridique ou des ressources humaines.

Points forts et ce qu'il faut savoir

Les atouts du metier

• Stabilité de l'emploi : Le métier est souvent recherché dans divers secteurs.
• Horaires réguliers : En général, le travail s'effectue durant les heures de bureau classiques.
• Opportunités de formation : De nombreuses possibilités de formation continue existent pour améliorer vos compétences.

Ce qu'il faut prendre en compte

• Charge de travail variable : Les périodes de forte activité peuvent être stressantes.
• Monotonie possible : Certaines tâches peuvent devenir répétitives au fil du temps.
• Relations interpersonnelles : Il peut être nécessaire de gérer des situations de conflit ou de tension avec certains interlocuteurs.

Questions frequentes