Assistant secrétaire

Le metier de Assistant secrétaire

L'Assistant secrétaire est un professionnel de l'administration qui gère les tâches bureautiques. Ce métier s'exerce dans divers secteurs, tels que l'entreprise, l'administration publique ou les associations. L'objectif est d'assurer le bon fonctionnement des activités administratives et de soutenir les équipes. On parle également de secrétaire administratif ou d'assistant administratif.

Missions et responsabilites

Les missions de l'Assistant secrétaire varient en fonction de la taille et du type d'organisation. Ce poste peut inclure de nombreuses responsabilités administratives.

• Gérer les agendas : planifier et organiser les rendez-vous des supérieurs hiérarchiques.
• Rédiger des documents : produire des courriers, rapports et comptes rendus selon les besoins.
• Assurer le suivi administratif : traiter les demandes de congés, les notes de frais et autres documents.
• Organiser des réunions : préparer les salles, gérer les invitations et prendre des notes.
• Gérer les communications : répondre aux appels téléphoniques et aux courriels entrants.
• Assister les équipes : fournir un support administratif aux différents départements de l'entreprise.

A quoi ressemble une journee type

La journée d'un Assistant secrétaire peut varier considérablement selon le type d'organisation. Les tâches peuvent s'enchaîner rapidement, nécessitant flexibilité et adaptation.

La journée commence par la vérification des courriels et des messages laissés pendant la nuit. Ensuite, l'Assistant secrétaire planifie les rendez-vous de la journée. L'après-midi est consacré à la rédaction de documents, tels que des rapports ou des comptes rendus de réunions. Des échanges fréquents avec les équipes peuvent avoir lieu pour assurer la mise à jour des dossiers. L'utilisation d'outils bureautiques comme Microsoft Office est courante pour effectuer ces tâches.

Competences et qualites requises

Competences techniques

• Pack Office : indispensable pour la rédaction et la mise en forme de documents.
• Gestion des agendas : nécessaire pour organiser efficacement les rendez-vous.
• Techniques de communication : essentielles pour interagir avec les différents interlocuteurs.
• Logiciels de gestion administrative : utilisés pour le suivi des dossiers et des demandes.
• Connaissance des procédures administratives : permet de naviguer dans les processus internes de l'organisation.

Qualites personnelles

• Organisation : utile pour gérer plusieurs tâches et priorités simultanément.
• Rigueur : importante pour assurer la qualité et la précision des documents administratifs.
• Adaptabilité : nécessaire face aux imprévus et aux changements de priorités.
• Esprit d'équipe : essentiel pour collaborer efficacement avec les collègues et supérieurs.

Formation et parcours pour devenir Assistant secrétaire

Le niveau de diplôme requis pour devenir Assistant secrétaire est généralement un Bac pro Gestion-administration ou un BTS Assistant de gestion. Des formations spécifiques comme le BTS Support à l'Action Managériale sont également courantes. Les certifications en bureautique peuvent être un atout. Des écoles spécialisées dans les métiers de l'administration offrent des formations reconnues. Les reconversions vers ce métier sont possibles, surtout pour ceux ayant une expérience dans des postes administratifs.

Salaire d'un Assistant secrétaire

Le salaire d'un Assistant secrétaire dépend de plusieurs facteurs, notamment le mode d'exercice, la taille de l'entreprise et la région. Les primes peuvent également influencer la rémunération, notamment dans la fonction publique.

Fourchettes de salaire brut observees en France pour ce poste :

Evolutions de carriere

Après quelques années d'expérience, un Assistant secrétaire peut évoluer vers des postes tels que secrétaire de direction, responsable administratif ou assistant de direction. Ces évolutions nécessitent souvent des compétences supplémentaires en gestion ou en management. Il est également possible de se tourner vers le consulting ou d'opter pour une carrière indépendante dans l'assistance administrative.

Points forts et ce qu'il faut savoir

Les atouts du metier

• Polyvalence : permet d'acquérir diverses compétences administratives.
• Opportunités de carrière : offre des possibilités d'évolution vers des postes à responsabilités.
• Travail en équipe : favorise les interactions et le travail collaboratif.

Ce qu'il faut prendre en compte

• Pression des délais : la gestion des tâches peut être stressante lors de périodes chargées.
• Responsabilité administrative : des erreurs dans la gestion des documents peuvent avoir des conséquences.
• Horaires parfois irréguliers : selon les besoins de l'entreprise, les horaires peuvent varier.

Questions frequentes