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Essentielle au bon fonctionnement de n’importe quelle entreprise, quel que soit son secteur, la secrétaire doit faire preuve d’une grande panoplie de qualités personnelles et professionnelles pour mener à bien ses missions. Il est également important de savoir que l’emploi de secrétaire évolue. Ne serait-ce que parce qu’il ne faut désormais plus restreindre systématiquement l’image de ce métier à celle d’un métier de femmes ! Mais aussi parce que les tâches au quotidien ont considérablement évolué, et se sont largement diversifiées depuis l’époque où la secrétaire devait avant tout faire preuve de qualités de dactylographe…
Le métier de secrétaire a énormément évolué depuis la période où il consistait essentiellement à effectuer des tâches sténographiques et dactylographiques. Des formations spécifiques, mais aussi des qualités bien définies sont donc désormais nécessaires pour l’exercer.
L’emploi de secrétaire est parfois connu sous les noms alternatifs de secrétaire administratif, secrétaire polyvalente, responsable administratif, chargé administratif ou assistant administratif et commercial. Les emplois d’assistante de direction ou de secrétaire de direction sont proches, mais une petite différence existe, expliquée plus loin dans cet article.
Les formations spécifiques au métier de secrétaire existent et sont en général rapides, avec une orientation dès le 2e cycle. Sont ainsi conseillées les formations suivantes : - Au niveau bac, le bac STMG ou le bac pro gestion, - Au niveau bac +2, les DUT, BTS ou DUST dans les domaines de la gestion ou du juridique, - Une licence pro peut éventuellement compléter ce cursus.
Au quotidien, l’emploi de secrétaire est concerné par une très grande variété de missions liées aux communications avec tous les acteurs de l’entreprise et tous ses partenaires, clients comme fournisseurs. Les tâches de dactylographie, jadis largement prépondérantes, ne représentent aujourd’hui qu’à peine plus de 20% du temps de travail d’une secrétaire. En revanche, le ou la secrétaire doit désormais maîtriser une liste toujours grandissante d’équipements bureautiques, notamment informatiques. Enfin, l’emploi de secrétaire nécessite de se familiariser rapidement avec toute une série de documents à caractère juridique ou commercial, notamment pour accompagner les ventes ou les recrutements. Il faut noter qu’en principe, à la différence du secrétaire de direction dont les services ne sont attachés qu’à une ou quelques personnes du management, le ou la secrétaire a vocation à être disponible pour tout le personnel de l’entreprise.
Les chiffres du volume des recrutements de secrétaires le confirment, toutes les entreprises quel que soit leur secteur ont besoin à un moment ou à un autre de recruter au moins un ou une secrétaire. Après le recrutement, les entreprises réservent à ces professionnels des opportunités de carrière assez clairement définies.
Pôle Emploi inclut les secrétaires dans la catégorie des « secrétaires bureautiques et assimilés ». Dans l’étude Besoins de main d’œuvre 2018, cette catégorie d’emplois du secrétariat représentait plus de 36 000 projets de recrutements, soit le 17e plus gros volume d’opportunités d’emplois en France, et tous les bassins d’emploi sont concernés par ces besoins. En revanche, le métier ne peut être considéré comme en tension, avec des difficultés de recrutement contenues sous les 34%.
Les salaires des secrétaires sont généralement compris dans une fourchette allant de 1 700 à 2 100 €. De plus hauts niveaux de rémunération sont possibles, généralement en fonction de la taille de l’entreprise employeuse.
Les opportunités d’évolution et de promotion suite à un recrutement comme secrétaire sont assez largement dépendantes d’une spécialisation adéquate, notamment pour intervenir dans les domaines juridique, comptable ou commercial.
D’autres évolutions sont possibles vers des postes d’assistant de direction ou de secrétaire de direction.
