Secrétaire de direction

Le metier de Secrétaire de direction

Le Secrétaire de direction assure la gestion administrative d'un cadre ou d'une équipe. Ce poste se retrouve dans divers secteurs, tels que l'industrie, le tertiaire ou les services publics. L'objectif principal est d'organiser et de coordonner les activités pour optimiser le fonctionnement de l'entité. On parle aussi de gestionnaire administratif ou d'assistant de direction. Ce métier s'exerce souvent dans des environnements dynamiques, où la polyvalence et la réactivité sont de mise.

Missions et responsabilites

Les missions d'un Secrétaire de direction varient selon la taille et le type d'entreprise.

• Gérer l'agenda : Vous devez planifier et organiser les rendez-vous du dirigeant ou de l'équipe.
• Rédiger des documents : Vous rédigez des courriers, des rapports et des comptes rendus.
• Coordonner les réunions : Vous organisez les réunions, préparez les supports et en assurez le suivi.
• Traiter les appels : Vous répondez aux appels téléphoniques et gérez les correspondances.
• Assurer la gestion des dossiers : Vous classez et archivez les documents administratifs.
• Suivre les budgets : Vous participez à la gestion des budgets et à la préparation des documents financiers.

A quoi ressemble une journee type

La journée d'un Secrétaire de direction est souvent rythmée par des tâches variées.

La journée commence par la vérification des emails et des messages vocaux. Ensuite, vous planifiez les rendez-vous du jour, en tenant compte des priorités. L'après-midi est consacré à la préparation de documents pour les réunions à venir. Vous pouvez être amené à participer à ces réunions, en prenant des notes. En parallèle, vous gérez les demandes d'informations des collaborateurs et des partenaires externes. Les outils utilisés incluent des logiciels de bureautique comme Microsoft Office et des outils de gestion de projet.

Competences et qualites requises

Competences techniques

• Pack Office : Indispensable pour la rédaction de documents et la gestion de données.
• Gestion de projet : Utile pour coordonner les différentes tâches et suivre les délais.
• Outils de communication : Essentiels pour échanger efficacement avec les équipes et partenaires.
• Connaissance des normes administratives : Nécessaire pour assurer la conformité des documents.
• Langues étrangères : Un atout pour les entreprises internationales, facilitant les échanges.

Qualites personnelles

• Organisation : Cruciale pour gérer efficacement un emploi du temps chargé.
• Rigueur : Permet d'assurer la précision des documents administratifs.
• Discrétion : Indispensable pour traiter des informations sensibles.
• Adaptabilité : Utile face aux imprévus et aux changements de priorités.

Formation et parcours pour devenir Secrétaire de direction

Pour devenir Secrétaire de direction, un niveau de diplôme de Bac à Bac +2 est souvent requis. Les diplômes courants incluent le BTS Assistant de gestion et le BTS Assistant manager. Des certifications comme le Bac pro Secrétariat peuvent également être un atout. Des écoles spécialisées offrent des formations reconnues dans le domaine. Les reconversions sont possibles pour ceux venant d'horizons différents, à condition d'acquérir les compétences nécessaires.

Salaire d'un Secrétaire de direction

Le salaire d'un Secrétaire de direction dépend de plusieurs facteurs, tels que la taille de l'entreprise, le secteur d'activité et la région. Les postes en fonction publique peuvent offrir des grilles salariales spécifiques, tandis que ceux en entreprise privée peuvent inclure des primes. Les salaires peuvent varier considérablement selon l'expérience et les responsabilités.

Fourchettes de salaire brut observees en France pour ce poste :

Evolutions de carriere

Après quelques années d'expérience, un Secrétaire de direction peut évoluer vers des postes tels que Responsable administratif (environ 5 ans d'expérience), Gestionnaire de projet (requiert des compétences supplémentaires en gestion) ou Directeur administratif (souvent après 8 ans). Des options de consulting sont également envisageables pour ceux qui souhaitent travailler de manière indépendante. Des passerelles vers des métiers comme Assistant de direction ou Coordinateur de projet sont possibles.

Points forts et ce qu'il faut savoir

Les atouts du metier

• Polyvalence : Permet de toucher à différents aspects de la gestion d'entreprise.
• Opportunités d'évolution : De nombreuses voies de carrière sont accessibles avec l'expérience.
• Travail en équipe : Favorise les interactions et le développement de relations professionnelles.

Ce qu'il faut prendre en compte

• Charge de travail variable : Les périodes de forte activité peuvent être stressantes.
• Pression des délais : Les tâches doivent souvent être réalisées rapidement.
• Exigences de confidentialité : La gestion d'informations sensibles demande une grande rigueur.

Questions frequentes