Assistant archivage

Le metier de Assistant archivage

L'Assistant archivage gère et organise les documents et données d'une entreprise. Il travaille dans divers secteurs tels que l'administration, la santé, ou l'industrie. L'objectif est de garantir un accès rapide et sécurisé aux informations. Ce poste peut également être appelé gestionnaire d'archives ou technicien archiviste. Les contextes d'exercice varient entre les entreprises privées, les administrations publiques, et les organismes de santé.

Missions et responsabilites

Les missions d'un Assistant archivage varient selon la taille et le secteur de l'entreprise.

• Organiser : Vous devez classer les documents physiques et numériques selon des normes précises.
• Numériser : Vous transformez les documents papier en fichiers numériques pour faciliter l'accès.
• Maintenir : Vous assurez la mise à jour régulière des bases de données et des systèmes d'archivage.
• Former : Vous sensibilisez les employés aux bonnes pratiques de gestion documentaire.
• Contrôler : Vous vérifiez l'intégrité et la sécurité des archives, en effectuant des audits réguliers.
• Collaborer : Vous travaillez avec d'autres départements pour répondre à leurs besoins en matière d'archivage.

A quoi ressemble une journee type

La journée d'un Assistant archivage peut varier selon le volume de documents à traiter. Elle commence généralement par une vérification des demandes d'accès aux archives.

Le matin est souvent consacré à l'organisation des nouveaux documents entrants. Cela implique de les trier, de les classer et de les numériser si nécessaire. L'après-midi est dédié à la mise à jour des bases de données et à la réponse aux demandes des autres services. Les outils utilisés incluent des logiciels de gestion documentaire et des scanners. Des réunions peuvent également avoir lieu pour discuter des procédures d'archivage avec d'autres équipes.

Competences et qualites requises

Competences techniques

• Logiciel de gestion documentaire : Vous devez maîtriser des outils comme OpenText ou DocuWare pour gérer les archives.
• Normes d'archivage : La connaissance des normes ISO est essentielle pour garantir la conformité des processus.
• Techniques de numérisation : Vous devez connaître les méthodes de numérisation pour préserver la qualité des documents.
• Gestion de bases de données : La capacité à gérer des bases de données est nécessaire pour un accès rapide aux informations.
• Rédaction de procédures : Vous devez savoir rédiger des manuels et des procédures claires pour l'archivage.

Qualites personnelles

• Rigueur : La précision est essentielle pour éviter les erreurs dans le classement des documents.
• Organisation : Vous devez être capable de gérer plusieurs tâches et prioriser efficacement.
• Discrétion : La gestion d'informations sensibles nécessite une grande confidentialité.
• Capacité d'adaptation : Vous devez savoir vous adapter aux évolutions technologiques et aux besoins de l'entreprise.

Formation et parcours pour devenir Assistant archivage

Pour devenir Assistant archivage, un diplôme de niveau Bac est souvent requis, comme un Bac pro Métiers de l'information et de la documentation ou un BTS Gestion de la documentation et des archives. Des formations complémentaires peuvent inclure un Licence professionnelle en archivistique. Des certifications comme le titre de gestionnaire de documents sont également appréciées. Plusieurs écoles spécialisées offrent des formations reconnues dans ce domaine.

Salaire d'un Assistant archivage

Le salaire d'un Assistant archivage dépend de plusieurs facteurs, notamment la taille de l'entreprise, le secteur d'activité et le lieu de travail. Les primes peuvent également influencer le revenu, surtout dans la fonction publique où les grilles salariales sont définies.

Fourchettes de salaire brut observees en France pour ce poste :

Evolutions de carriere

Après quelques années d'expérience, un Assistant archivage peut évoluer vers des postes comme Responsable des archives, souvent après 5 ans d'expérience et une formation complémentaire. D'autres options incluent le poste de Consultant en archivage, qui nécessite des compétences en gestion de projet. Des passerelles vers des métiers adjacents comme Gestionnaire de documents ou Archiviste sont également possibles.

Points forts et ce qu'il faut savoir

Les atouts du metier

• Stabilité de l'emploi : Le besoin en archivage est constant, garantissant une certaine sécurité.
• Impact sur l'organisation : Une bonne gestion des archives contribue à l'efficacité de l'entreprise.
• Variété des tâches : La diversité des missions rend le quotidien moins monotone.

Ce qu'il faut prendre en compte

• Pression des délais : Les délais peuvent être serrés, surtout lors de la numérisation de gros volumes.
• Évolution technologique rapide : Vous devez vous adapter aux nouveaux outils et méthodes régulièrement.
• Nature répétitive des tâches : Certaines missions peuvent devenir routinières, ce qui nécessite de garder un bon niveau de motivation.

Questions frequentes