Le metier de Secrétaire chef administratif
Le Secrétaire chef administratif est un professionnel chargé de l'organisation et de la gestion administrative d'une structure. Il évolue dans divers secteurs, notamment public et privé, et son objectif principal est d'assurer le bon fonctionnement des services administratifs. Ce poste peut se retrouver dans des entreprises, des administrations ou des associations. Les synonymes courants incluent secrétaire administratif et assistant de direction.
Missions et responsabilites
Les missions d'un Secrétaire chef administratif varient considérablement selon la taille et le type de structure. Cela peut aller de la gestion de documents à la coordination d'équipe.
- Gérer : le Secrétaire chef administratif organise la documentation et s'assure de la bonne circulation de l'information.
- Coordonner : il planifie les réunions et les événements internes, en s'assurant de la disponibilité des ressources nécessaires.
- Assurer : il veille à la conformité des dossiers administratifs avec les réglementations en vigueur.
- Établir : il rédige des comptes rendus de réunions et des rapports pour la direction.
- Suivre : il gère les agendas et les plannings de son équipe, optimisant ainsi le temps de travail.
- Communiquer : il est le point de contact entre les différents services et les partenaires externes.
A quoi ressemble une journee type
La journée d'un Secrétaire chef administratif est souvent rythmée par des tâches variées. Les horaires peuvent être modulables en fonction des urgences administratives.
La journée commence par la vérification des emails et la mise à jour des agendas. Ensuite, des réunions sont souvent programmées avec les équipes pour discuter des projets en cours. L'après-midi est consacré à la rédaction de documents administratifs et à la gestion des appels téléphoniques. Des interactions avec des fournisseurs ou des clients peuvent également avoir lieu. Enfin, la journée se termine par la planification des tâches pour le lendemain.
Competences et qualites requises
Competences techniques
- Maîtrise de Microsoft Office : indispensable pour la création de documents et la gestion des données.
- Gestion de projet : utile pour organiser efficacement les missions et respecter les délais.
- Connaissance des logiciels de gestion : permet d'optimiser les tâches administratives.
- Rédaction administrative : essentielle pour produire des documents clairs et conformes.
- Normes de sécurité : connaissance nécessaire pour assurer la confidentialité des informations.
Qualites personnelles
- Rigueur : indispensable pour garantir la précision des documents administratifs.
- Adaptabilité : utile pour faire face à des imprévus ou des changements de priorités.
- Organisation : nécessaire pour gérer efficacement le temps et les tâches multiples.
- Communication : essentielle pour interagir avec divers interlocuteurs internes et externes.
Formation et parcours pour devenir Secrétaire chef administratif
Pour devenir Secrétaire chef administratif, un niveau de diplôme de Bac à Bac +2 est généralement requis. Les diplômes spécifiques courants incluent le BTS Assistant de gestion ou le BTS Support à l'action managériale. Des certifications comme le Titre professionnel de secrétaire administratif peuvent également être demandées. Des écoles reconnues offrent des formations adaptées, comme le CNED ou des établissements spécialisés en gestion. Les reconversions sont possibles pour ceux ayant une expérience dans des domaines connexes.
Salaire d'un Secrétaire chef administratif
Le salaire d'un Secrétaire chef administratif peut varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment le mode d'exercice (salarié ou indépendant), le statut (fonction publique ou secteur privé), ainsi que la taille de l'entreprise et la région. Les primes peuvent également influencer le revenu total.
Fourchettes de salaire brut observees en France pour ce poste :
| Niveau d'experience | Salaire mensuel brut | Salaire annuel brut |
|---|---|---|
| Debut de carriere (0 a 2 ans) | 1 800 EUR | 21 600 EUR |
| Milieu de carriere (3 a 7 ans) | 1 822 EUR | 21 864 EUR |
| Expert senior (8 ans et +) | 2 022 EUR | 24 267 EUR |
Evolutions de carriere
Après quelques années d'expérience, un Secrétaire chef administratif peut évoluer vers des postes tels que Responsable administratif après 5 ans, nécessitant des compétences managériales. D'autres options incluent le poste de Chef de projet, qui requiert une formation complémentaire en gestion. Il est également possible de se tourner vers des métiers adjacents comme Assistant de direction ou Consultant en organisation.
Points forts et ce qu'il faut savoir
Les atouts du metier
- Variété des tâches : permet de ne pas s'ennuyer au quotidien.
- Interactions diversifiées : favorise le développement de compétences relationnelles.
- Possibilités d'évolution : offre des perspectives intéressantes pour la carrière.
Ce qu'il faut prendre en compte
- Pression temporelle : les délais peuvent être serrés, ce qui nécessite une bonne gestion du stress.
- Responsabilités variées : la charge de travail peut fluctuer et devenir pesante.
- Exigences administratives : il faut être rigoureux et respecter des normes strictes.
Questions frequentes
Quel est le salaire d'un Secrétaire chef administratif ?
Le salaire median d'un Secrétaire chef administratif est de 21 864 EUR brut par an en milieu de carrière. La fourchette va de 21 600 EUR pour un débutant à 24 267 EUR pour un senior.
Quelle formation pour devenir Secrétaire chef administratif ?
Le diplôme principal requis est un Bac +2, comme le BTS Assistant de gestion. D'autres alternatives incluent des formations en secrétariat ou en gestion administrative.
Quelles sont les missions principales d'un Secrétaire chef administratif ?
Les missions principales incluent la gestion de documents, la coordination d'événements et la rédaction de rapports. Ces tâches sont essentielles pour assurer le bon fonctionnement administratif.
Est-ce un metier qui recrute ?
Le marché de l'emploi pour les Secrétaires chefs administratifs est tendu, avec des opportunités dans divers secteurs. Les zones urbaines sont généralement plus dynamiques en termes de recrutement.
Comment evoluer apres avoir ete Secrétaire chef administratif ?
Après ce poste, il est possible d'évoluer vers des fonctions comme Responsable administratif ou Chef de projet. Ces évolutions nécessitent souvent des compétences supplémentaires.
Quelles qualites faut-il pour etre Secrétaire chef administratif ?
Les qualités les plus critiques incluent la rigueur pour la gestion des documents, l'adaptabilité face aux imprévus et l'organisation pour gérer les multiples tâches.
