Secrétaire général adjoint

Le metier de Secrétaire général adjoint

Le Secrétaire général adjoint est un acteur clé dans la gestion administrative d'une organisation. Il travaille souvent dans le secteur public ou privé, en soutien direct au Secrétaire général. Son objectif principal est d'assurer la bonne marche des opérations administratives et de coordonner les activités internes. Ce poste s'exerce dans divers contextes, tels que les collectivités territoriales, les entreprises ou les associations. D'autres appellations courantes incluent directeur administratif adjoint ou responsable administratif.

Missions et responsabilites

Les missions d'un Secrétaire général adjoint varient en fonction de la taille et du type d'organisation. Voici un aperçu de ses principales responsabilités.

• Coordonner les activités administratives : Il veille à la bonne organisation des services et à la répartition des tâches entre les équipes.
• Rédiger des documents officiels : Il s'occupe de la rédaction de rapports, procès-verbaux et autres documents nécessaires au fonctionnement de l'organisation.
• Gérer les budgets : Il participe à l'élaboration et au suivi des budgets, en veillant à la conformité des dépenses.
• Assurer la communication interne : Il facilite la circulation de l'information entre les différents services et les équipes.
• Organiser des réunions : Il planifie et coordonne les réunions, en préparant les ordres du jour et en prenant des notes.
• Superviser le personnel administratif : Il encadre et forme le personnel sous sa responsabilité, en favorisant leur développement professionnel.

A quoi ressemble une journee type

La journée d'un Secrétaire général adjoint est souvent rythmée par des tâches variées, selon les besoins de l'organisation. Les activités peuvent s'étendre entre la gestion administrative et la communication.

La journée commence par une revue des courriels et des messages importants. Ensuite, des réunions sont souvent programmées avec les équipes pour discuter des projets en cours. L'après-midi est consacré à la rédaction de documents administratifs et à la préparation des budgets. Il peut également rencontrer des partenaires externes pour des collaborations. Les outils utilisés incluent des logiciels de gestion de projet et des applications de bureautique.

Competences et qualites requises

Competences techniques

• Maîtrise des logiciels de bureautique : Essentielle pour la rédaction de documents et la gestion des données.
• Connaissance des règles administratives : Permet d'assurer la conformité des actions menées par l'organisation.
• Gestion de projet : Utile pour planifier et suivre l'avancement des différentes initiatives.
• Techniques de communication : Nécessaires pour interagir efficacement avec les équipes et les partenaires.
• Langues étrangères : Un atout pour les échanges avec des interlocuteurs internationaux.

Qualites personnelles

• Organisation : Permet de gérer efficacement plusieurs tâches et priorités.
• Rigueur : Indispensable pour assurer la précision des documents et des comptes.
• Adaptabilité : Utile pour faire face aux imprévus et aux changements de priorités.
• Leadership : Important pour motiver et encadrer le personnel administratif.

Formation et parcours pour devenir Secrétaire général adjoint

Pour devenir Secrétaire général adjoint, un niveau Bac +2 est souvent requis, avec des diplômes tels que le BTS Gestion de la PME ou le DUT Gestion des entreprises et des administrations. Un diplôme de niveau Bac +3 ou Bac +5, comme une licence en administration publique ou un master en management public, est souvent privilégié. Des certifications en gestion de projet peuvent également être un plus. Les reconversions dans ce métier sont possibles pour des profils ayant une expérience en gestion ou en administration.

Salaire d'un Secrétaire général adjoint

Le salaire d'un Secrétaire général adjoint dépend de plusieurs facteurs, tels que la taille de l'organisation, le secteur d'activité et l'expérience. Dans le secteur public, les grilles salariales sont souvent fixées par des conventions collectives. Les primes peuvent varier selon les responsabilités spécifiques.

Fourchettes de salaire brut observees en France pour ce poste :

Evolutions de carriere

Un Secrétaire général adjoint peut évoluer vers des postes tels que Secrétaire général après 5 à 10 ans d'expérience, nécessitant une solide compétence en gestion et en administration. D'autres évolutions incluent directeur administratif ou consultant en management, souvent après avoir acquis des compétences spécifiques en gestion de projet. Des passerelles vers des métiers adjacents, comme responsable des ressources humaines, sont également possibles.

Points forts et ce qu'il faut savoir

Les atouts du metier

• Variété des missions : Les tâches sont diversifiées, ce qui permet de ne pas s'ennuyer.
• Impact sur l'organisation : Les décisions prises influencent directement le bon fonctionnement des services.
• Possibilités d'évolution : Le métier offre des perspectives intéressantes vers des postes à responsabilités.

Ce qu'il faut prendre en compte

• Charge de travail parfois élevée : Les périodes de forte activité peuvent être stressantes.
• Pression des délais : La gestion de projets et de documents impose souvent des délais serrés.
• Relations interpersonnelles complexes : Travailler avec différents services peut générer des tensions.

Questions frequentes