Gestionnaire administratif assemblée

Le metier de Gestionnaire administratif assemblée

Le Gestionnaire administratif assemblée est un professionnel en charge de la gestion administrative au sein d'une assemblée, qu'elle soit nationale ou locale. Ce poste s'exerce dans des environnements variés tels que les collectivités territoriales, les assemblées parlementaires ou les organisations non gouvernementales. L'objectif principal est d'assurer le bon fonctionnement administratif de l'institution. Les synonymes incluent également administrateur d'assemblée ou coordinateur administratif.

Missions et responsabilites

Les missions d'un Gestionnaire administratif assemblée varient en fonction de la structure dans laquelle il travaille. Toutefois, certaines responsabilités sont communes à la plupart des postes.

• Organiser les séances : planifier et coordonner les réunions de l'assemblée, en veillant à la disponibilité des membres.
• Rédiger les comptes rendus : produire des documents officiels qui synthétisent les débats et décisions prises lors des sessions.
• Gérer les documents administratifs : assurer la bonne circulation et l'archivage des documents essentiels à l'activité de l'assemblée.
• Assurer la communication interne : faciliter les échanges d'informations entre les membres et les différents services de l'assemblée.
• Suivre les budgets : participer à la gestion financière, en veillant au respect des budgets alloués.
• Coopérer avec les partenaires externes : établir des relations avec d'autres institutions ou organismes pour le bon déroulement des activités.

A quoi ressemble une journee type

La journée d'un Gestionnaire administratif assemblée peut varier en fonction des événements programmés. Cependant, certaines tâches sont récurrentes.

La journée commence par la vérification des courriels et la préparation des documents pour les réunions à venir. Ensuite, la gestion des appels et la coordination avec les membres de l'assemblée sont essentielles. L'après-midi est consacré à la rédaction des comptes rendus des séances de la matinée et à l'organisation des prochaines réunions. Des échanges avec les différents services administratifs sont fréquents, tout comme l'utilisation de logiciels de gestion documentaire pour assurer un suivi efficace.

Competences et qualites requises

Competences techniques

• Maîtrise de logiciels de gestion : savoir utiliser des outils comme Microsoft Office ou des logiciels de gestion de projet est indispensable.
• Connaissance des procédures administratives : comprendre le fonctionnement des institutions et les normes en vigueur est crucial.
• Rédaction administrative : être capable de produire des documents clairs et précis est un atout majeur.
• Gestion budgétaire : savoir suivre et gérer les budgets alloués aux projets est nécessaire.
• Compétences en communication : savoir communiquer efficacement avec divers interlocuteurs, internes et externes, est essentiel.

Qualites personnelles

• Rigueur : dans la gestion des documents et des procédures, cette qualité est indispensable.
• Organisation : la capacité à gérer plusieurs tâches simultanément est souvent mise à l'épreuve.
• Discrétion : le traitement d'informations sensibles demande une grande confidentialité.
• Adaptabilité : s'ajuster aux imprévus et aux changements de programme est fréquent dans ce métier.

Formation et parcours pour devenir Gestionnaire administratif assemblée

Pour devenir Gestionnaire administratif assemblée, un diplôme de niveau Bac à Bac + 2 est généralement requis. Les diplômes spécifiques courants incluent le BTS Gestion de la PME ou le BTS Services et prestations des secteurs sanitaire et social. Des formations en licence en administration publique ou en licence professionnelle en gestion des organisations sont également appréciées. Des certifications en gestion de projet peuvent être un plus. Les reconversions sont possibles, notamment pour ceux ayant une expérience dans des fonctions administratives.

Salaire d'un Gestionnaire administratif assemblée

Le salaire d'un Gestionnaire administratif assemblée dépend de plusieurs facteurs, tels que le mode d'exercice, le statut et la taille de l'entreprise. Les postes dans la fonction publique peuvent offrir des grilles salariales différentes. En général, les salaires varient selon l'expérience, avec des primes spécifiques possibles en fonction des responsabilités.

Fourchettes de salaire brut observees en France pour ce poste :

Evolutions de carriere

Un Gestionnaire administratif assemblée peut évoluer vers des postes tels que Responsable administratif après 5 ans d'expérience, nécessitant des compétences en management. D'autres options incluent le poste de Directeur administratif et financier, qui requiert une solide expérience en gestion budgétaire. Des passerelles vers des métiers adjacents, comme Assistant parlementaire, sont également envisageables.

Points forts et ce qu'il faut savoir

Les atouts du metier

• Variété des missions : la diversité des tâches permet de ne pas s'ennuyer.
• Impact sur la vie institutionnelle : le travail contribue directement au bon fonctionnement de l'assemblée.
• Possibilités d'évolution : de nombreuses opportunités de carrière sont disponibles.

Ce qu'il faut prendre en compte

• Stress lié aux délais : les échéances peuvent être serrées, ce qui demande une bonne gestion du stress.
• Horaires parfois irréguliers : des réunions ou événements peuvent nécessiter des disponibilités en dehors des heures classiques.
• Relations interpersonnelles : le travail implique de fréquentes interactions, ce qui peut être exigeant.

Questions frequentes