Secrétaire administratif

Le metier de Secrétaire administratif

Le Secrétaire administratif assure des tâches de gestion et d'organisation au sein d'une entreprise. Il évolue dans divers secteurs, tels que l'administration publique, le privé ou encore le milieu associatif. L'objectif principal de ce poste est de faciliter le fonctionnement quotidien des services. Les contextes d'exercice comprennent les bureaux, les administrations et les entreprises. Ce métier est également connu sous les termes de gestionnaire administratif ou assistant de direction.

Missions et responsabilites

Les missions d'un Secrétaire administratif varient selon la structure et le secteur d'activité. Voici un aperçu des tâches courantes.

• Gérer les agendas : Vous devez organiser les rendez-vous et les réunions des responsables.
• Rédiger des documents : Vous produisez des courriers, des rapports et des comptes rendus.
• Assurer la communication : Vous êtes en charge de la liaison entre les différents services et partenaires externes.
• Classer et archiver : Vous devez mettre en place un système de classement des documents et des dossiers.
• Suivre les budgets : Vous participez à la gestion des budgets et à la préparation des commandes.
• Organiser des événements : Vous pouvez être amené à planifier des séminaires ou des formations.

A quoi ressemble une journee type

La journée d'un Secrétaire administratif peut varier considérablement selon le contexte de travail. Les tâches s'enchaînent souvent en fonction des priorités du moment.

La journée commence par la consultation des emails et la mise à jour de l'agenda. Ensuite, des réunions sont souvent programmées pour discuter des projets en cours. L'après-midi est consacré à la rédaction de documents et à la gestion des appels téléphoniques. Des échanges avec les autres services sont fréquents pour assurer une bonne circulation de l'information. En fin de journée, un point sur les tâches réalisées et les priorités du lendemain est souvent effectué.

Competences et qualites requises

Competences techniques

• Maîtrise de Microsoft Office : Cette suite est essentielle pour la rédaction de documents et la gestion des données.
• Connaissance des outils de gestion : Vous devez savoir utiliser des logiciels de gestion administrative.
• Notions de comptabilité : Cela vous aide à suivre les budgets et les dépenses.
• Compétences en communication : Vous devez être capable de rédiger des courriers clairs et précis.
• Organisation et gestion du temps : Ces compétences sont nécessaires pour prioriser les tâches efficacement.

Qualites personnelles

• Rigueur : Elle est essentielle pour garantir la précision des documents administratifs.
• Polyvalence : Vous devez être capable de gérer plusieurs tâches simultanément.
• Adaptabilité : Les imprévus sont fréquents, il faut savoir s'ajuster rapidement.
• Discrétion : Vous êtes souvent en contact avec des informations sensibles, il est crucial de respecter la confidentialité.

Formation et parcours pour devenir Secrétaire administratif

Pour devenir Secrétaire administratif, un diplôme de niveau Bac est généralement requis, tel qu'un Bac pro Gestion-Administration ou un BTS Assistante de Gestion. D'autres diplômes comme le BTS Support à l'Action Managériale sont également courants. Des certifications comme le certificat de compétence en langue française peuvent être un atout. Plusieurs établissements proposent ces formations, comme les lycées professionnels ou les écoles de commerce. Les reconversions sont possibles, notamment pour ceux ayant une expérience dans des postes administratifs.

Salaire d'un Secrétaire administratif

Le salaire d'un Secrétaire administratif dépend de plusieurs facteurs, tels que le mode d'exercice (salarié ou indépendant), le secteur d'activité, et la taille de l'entreprise. Les primes peuvent également influencer le revenu. En général, les salaires varient selon l'expérience et le contexte professionnel.

Fourchettes de salaire brut observees en France pour ce poste :

Evolutions de carriere

Après quelques années d'expérience, un Secrétaire administratif peut évoluer vers des postes tels que Responsable administratif (4-5 ans d'expérience) ou Assistant de direction (3-4 ans). D'autres options incluent des rôles comme Gestionnaire de projet ou Consultant en organisation. Les passerelles vers des métiers comme Chargé de ressources humaines sont également possibles, selon les compétences acquises.

Points forts et ce qu'il faut savoir

Les atouts du metier

• Variété des missions : Chaque jour apporte de nouvelles tâches et défis.
• Travail en équipe : Vous collaborez avec différents services et collègues.
• Opportunités d'évolution : De nombreuses possibilités de progression de carrière existent.

Ce qu'il faut prendre en compte

• Charge de travail variable : Les périodes de forte activité peuvent être stressantes.
• Rigueur nécessaire : La précision est primordiale, ce qui peut être contraignant.
• Exposition à des informations sensibles : La discrétion est de mise, ce qui peut être une pression supplémentaire.

Questions frequentes