Agent de secrétariat

Le metier de Agent de secrétariat

L'Agent de secrétariat est un professionnel chargé de la gestion administrative d'une entreprise ou d'une organisation. Ce métier se pratique dans divers secteurs, tels que l'industrie, les services ou le secteur public. L'objectif principal est d'assurer le bon fonctionnement des activités administratives. Les contextes d'exercice incluent des bureaux, des services d'accueil ou des départements spécifiques. Synonymes courants incluent secrétaire administratif, assistant de direction et gestionnaire administratif.

Missions et responsabilites

Les missions d'un Agent de secrétariat varient considérablement selon la taille et le type de structure.

• Gérer les appels entrants : L'Agent de secrétariat reçoit et filtre les appels téléphoniques, orientant les interlocuteurs vers les bonnes personnes.
• Rédiger des documents : Il produit des comptes rendus, des lettres et des rapports selon les directives données.
• Organiser des réunions : Ce professionnel planifie les horaires, réserve des salles et prépare les documents nécessaires.
• Tenir à jour les dossiers : L'Agent de secrétariat s'assure que les fichiers et documents administratifs sont correctement archivés.
• Assurer la gestion des fournitures : Il commande et gère le stock de matériel de bureau requis pour le bon fonctionnement de l'équipe.
• Coordonner les déplacements : Il organise les voyages professionnels, y compris les réservations de transport et d'hébergement.

A quoi ressemble une journee type

Une journée d'un Agent de secrétariat peut être très différente selon le contexte et la structure. Les tâches peuvent varier d'un jour à l'autre, mais certaines activités sont récurrentes.

La journée commence par la vérification des e-mails et des messages laissés pendant la nuit. Ensuite, des appels sont traités pour répondre aux demandes des clients ou des collaborateurs. L'après-midi est consacré à la rédaction de documents administratifs ou à la préparation de réunions. Des interactions fréquentes avec les différents départements sont nécessaires pour assurer une bonne circulation de l'information. L'utilisation d'outils bureautiques tels que Microsoft Office est courante pour mener à bien ces tâches.

Competences et qualites requises

Competences techniques

• Maîtrise de Microsoft Office : Ce logiciel est essentiel pour la rédaction de documents et la gestion des tableaux de données.
• Gestion des agendas : Savoir organiser et prioriser les différentes tâches est crucial pour la bonne marche des activités.
• Connaissance des outils de communication : Utiliser des logiciels de messagerie et de visioconférence est indispensable.
• Compétences en comptabilité : Une connaissance de base des principes comptables peut être nécessaire pour gérer les factures.
• Rédaction administrative : Savoir rédiger des documents officiels et des courriers est une compétence clé.

Qualites personnelles

• Organisation : Cette qualité est fondamentale pour gérer plusieurs tâches simultanément sans se laisser déborder.
• Communication : Être capable de transmettre des informations de manière claire est essentiel.
• Réactivité : L'Agent de secrétariat doit savoir s'adapter rapidement aux demandes urgentes.
• Discrétion : La gestion d'informations sensibles nécessite une grande confidentialité.

Formation et parcours pour devenir Agent de secrétariat

Pour accéder au métier d'Agent de secrétariat, un diplôme de niveau CAP ou Bac pro est souvent requis. Les diplômes spécifiques comme le BTS Assistant de gestion ou le BTS Support à l'Action Managériale sont courants. Des certifications comme le Titre Professionnel de Secrétaire Assistant peuvent également être valorisées. Des écoles spécialisées offrent des formations adaptées. Les reconversions sont possibles, notamment pour ceux ayant une expérience dans le domaine administratif.

Salaire d'un Agent de secrétariat

Le salaire d'un Agent de secrétariat dépend de plusieurs facteurs, tels que le mode d'exercice, le secteur d'activité et l'expérience. Les postes dans la fonction publique peuvent offrir des grilles salariales différentes, tout comme les entreprises privées selon leur taille et leur localisation.

Fourchettes de salaire brut observees en France pour ce poste :

Evolutions de carriere

Après quelques années d'expérience, un Agent de secrétariat peut évoluer vers des postes tels que Responsable administratif après 3-5 ans, nécessitant des compétences en management. D'autres évolutions incluent Assistant de direction, souvent après 5 ans, ou encore Chargé de projets administratifs, où des compétences en gestion de projet sont requises. Il est également possible de se tourner vers le consulting en gestion administrative, selon les intérêts et les compétences développées.

Points forts et ce qu'il faut savoir

Les atouts du metier

• Variété des tâches : Le métier offre une diversité d'activités qui évite la monotonie.
• Opportunités d'évolution : De nombreuses perspectives de carrière sont possibles, selon les compétences acquises.
• Travail en équipe : Les interactions avec différents services favorisent un environnement collaboratif.

Ce qu'il faut prendre en compte

• Pression liée aux délais : La gestion de plusieurs tâches peut entraîner des situations stressantes.
• Répétitivité de certaines tâches : Certaines missions peuvent devenir routinières, ce qui peut être perçu comme un inconvénient.
• Exigence de rigueur : Une attention particulière aux détails est indispensable pour éviter les erreurs.

Questions frequentes