Vous manquez de temps pour atteindre vos objectifs ? Vous êtes toujours débordé alors que votre charge de travail est raisonnable ? Peut-être perdez-vous du temps sans vous en rendre compte du fait d’une mauvaise organisation de votre travail. Voici cinq astuces simples qui vous permettront de gagner une heure par jour.

1. Mieux nommer et organiser ses fichiers

Du fait de la multiplication des données que nous traitons chaque jour, nous perdons de plus en plus de temps à chercher l’information pertinente. Certaines études estiment même le temps de recherche des données à environ trois heures par semaine. Mieux nommer les fichiers et mieux organiser les dossiers sur son ordinateur ou sur le cloud vous permettrait donc d’économiser de grandes quantités de temps. Vous éviterez également ainsi l’expérience extrêmement frustrante de ne pas retrouver un fichier important au moment où vous en avez le plus besoin.

2. N’ouvrir sa boîte mail que trois ou quatre fois par jour

Selon une étude Adobe de 2015, les cadres français passeraient plus de cinq heures par jour à traiter leurs e-mails. Une durée considérable tenant notamment au fait que beaucoup consultent leur boîte mail plusieurs fois par heure. Or, cette attitude nuit fortement à la productivité. Elle empêche de hiérarchiser les tâches, pousse au multitasking et nuit à la concentration. Pour gagner du temps, une pratique courante consiste à fixer des créneaux d’ouverture fixe dans la journée. Leur nombre et leur position peut varier mais l’idée est de faire en sorte de ne pas consulter ses mails plus de cinq fois par jour et de tous les traiter immédiatement. Vous aurez ainsi régulièrement une boîte mail vierge et pourrez avancer sur vos tâches de fond.

3. S’interdire les réseaux sociaux

Quand ils sont accessibles au travail, les réseaux sociaux sont responsables d’une perte de productivité considérable. Rien de surprenant si l’on en croit Sean Parker et Tristan Harris, respectivement ancien président de Facebook et ancien responsable de l’éthique chez Google, selon qui les réseaux sociaux transforment notre perception du temps et sont conçues pour nous faire passer le plus de temps possible devant nos écrans. Une mesure particulièrement salutaire consiste donc à se priver volontairement de réseaux sociaux pendant une partie ou sur la totalité de sa journée de travail.

4. Faire des pauses

Cela peut paraître paradoxal mais faire des pauses régulières est un facteur permettant de gagner du temps. Elles permettent en effet de gagner en concentration et donc en productivité. En faisant baisser la tension elles vous permettent de disposer de vos facultés à leur maximum pour réaliser vos tâches plus efficacement. Pour que la méthode soit efficace, il faut évidemment que leur durée n’excède pas cinq à dix minutes.

5. Choisir la façon dont vous voulez communiquer

Les sollicitations de vos collaborateurs sont une variable particulièrement imprévisible. Pour limiter le temps que vous y consacrez, définissez vous-mêmes, dans la mesure du possible, la façon dont vous préférez communiquer. Indiquez à vos collaborateurs si vous préférez le mail ou le téléphone, le rendez-vous physique ou la visioconférence. Choisissez en fonction de chaque situation et de chaque tâche le mode de communication qui vous permettra d’être le plus efficace.