Fatigué après une longue journée au bureau et pourtant vous avez le sentiment de ne pas avoir donné le meilleur de vous-même au travail ? Entre le morcellement des tâches et les réunions à rallonge, au bureau, vous avez l’impression de courir après le temps et de faire du sur-place ?
A l’heure de l’hyper-performance et des to-do list qui n’en finissent pas de s’allonger, vous vous demandez comment être plus efficace sans faire des heures supplémentaires ? Pas de panique, il existe des solutions pour gagner en efficacité et en productivité.

Quelques soient les métiers et les secteurs, le constat est le même partout : il n’y a pas assez d’heures dans une journée pour abattre toutes les tâches qui vous incombent. Alors pas étonnant que vous ayez toujours l’impression de courir après le temps, ce qui n’est ni bon pour votre productivité ni pour votre santé. Pourtant, dans une économie globalisée, où les entreprises cherchent à gagner des parts de marché, elles attendent de vous que vous soyez efficace, réactif, agile… bref productif. Meteojob a sélectionné quelques bonnes pratiques. A vous de choisir celles qui feront de vous le champion du monde de la productivité !

#1 Rédigez une to-do list

Lorsque l’on a mille choses à faire, lister sur une feuille de papier ou un post-it toutes les tâches de la journée à accomplir est un très bon début. Vous pouvez même utiliser des outils en ligne gratuits tel que Trello. Mais en voulant répertorier toutes les tâches le risque est qu’elle fasse des kilomètres. Pour que votre to-do liste soit efficace visez plutôt la checklist qui ne prévoit que les tâches essentielles. Les bienfaits sont prouvés : le fait de valider de rayer une ligne va créer en vous la sensation d’accomplissement. Et le fait d’avoir accompli une tâche vous donne de la force et de la motivation pour les suivantes.

#2 Regroupez les tâches similaires

Regrouper les appels téléphoniques, les e-mails ou les rendez-vous permet de réduire le temps nécessaire pour les réaliser en éliminant le temps de la mise en route et des interruptions. Mettre en place cette technique de « lots » permettra de mieux quantifier le temps que vous accorderez à chaque lot.

#3 Rangez votre bureau

C’est la meilleure manière d’y voir clair ! Mais comment s’y prendre ? Commencez par jeter sans aucune pitié ce que vous n’utilisez pas. Vieux stylos, cahiers, documents pour alléger votre espace travail. Et organiser votre ordinateur ! Débarrassez-vous de tous ces téléchargements dont vous n’avez plus besoin. Même chose pour ces vieux mails qui traînent depuis des années. Et n'oubliez pas, pour finir, de faire une sauvegarde sur un disque dur externe de votre ordinateur. Vous êtes à jour !

#4 Luttez contre le syndrome de la réunionite aiguë

Selon une étude réalisée par OpinionWay en avril 2017, les salariés français passent en moyenne 4,5 heures par semaine en réunion et plus du double pour les cadres. Pour autant, à peine 52 % de ces réunions sont considérées comme efficaces, et 26% des salariés trouvent leur présence inutile. Moralité, si vous organisez des réunions ou si vous y participez de façon régulière, faites passer le message ! Pour rendre les réunions plus efficaces, il faut définir de façon précise les objectifs. Détaillez les thèmes abordés pour optimiser la gestion du temps, et évitez les réunions de plus de deux heures. Alors inutile d’organiser systématiquement une réunion tous les lundis si vous n’avez rien de nouveau à dire ! Et pour info, il paraît que d’organiser les réunions le matin, les rendraient plus productives !

#5 Sevrez-vous de vos appareils numériques

Combien de fois vérifiez-vous vos e-mails en attente d’une réponse ? Toutes les 10 minutes ? Pire, en permanence ? Sachez que même si votre destinataire est réactif, la chance qu’il vous réponde dans les minutes suivantes est faible et tout ce temps passé à vérifier votre boîte mail vous distrait. Essayez de consulter vos messages 3-4 fois dans la journée. Quant au téléphone portable, une expérience menée par les universités de Würzburg et Nottingham Trent pour Kaspersky Lab, une société de cybersécurité, prouve que les employés privés de leur smartphone voient leurs performances au travail augmenter de 26 %. Vous savez ce qu’il vous reste à faire !

#6 Faites des pauses

Bon nombre de tâches complexes peuvent vous demander un gros effort mental. Sauf que votre cerveau ne peut pas se concentrer au-delà d’une certaine limite. Moralité, il important de vous accorder des pauses pour laisser reposer votre cerveau. A vous de trouver le rythme qui vous convient.

#7 Mangez sainement et dormez suffisamment

« Votre alimentation devrait être riche en protéines, en graisses saines, en vitamines, en glucides saines et en fibres. Et supprimez les aliments riches en sucre (fini les fast-food et les desserts !) » préconise Philippe Rodet, médecin urgentiste et spécialiste du stress au travail. Car l’élimination brutale du sucre s’accompagne d’une baisse drastique d’énergie. En cas de baisse de régime, manger un fruit ! Autre conseil : ne négliger pas votre sommeil. Une étude menée par la Harvard Medical School prouve que dormir trop peu a une incidence négative sur la productivité. Elle suggère aussi d’opter pour une « power nap » de 20 minutes en début d’après-midi, une sieste éclair pour recharger les batteries. Si vous le pouvez, essayez donc !