Les situations d’urgence font partie de la vie professionnelle et, dans de nombreux métiers, elles sont très fréquentes. Il faut bien sûr faire de son mieux pour les prévenir mais ce n’est pas toujours possible. Tout devient alors une question de méthode. Gérer l’urgence s’apprend et cela passe par quelques principes simples. En voici cinq.

1) Hiérarchiser les tâches
La première chose à faire est de distinguer les vraies urgences des fausses, ou du moins des urgences relatives. Pour ce faire, il convient de les classer selon la matrice d’Eisenhower. Les tâches y sont réparties selon deux axes : celui de leur importance et celui de leur urgence. Les tâches importantes et urgentes sont vos réelles priorités, viennent ensuite les tâches moins importantes mais tout aussi urgentes puis les tâches importantes mais peu urgentes qui doivent être planifiées et enfin les tâches peu importantes et peu urgentes qui peuvent être remises à plus tard.

2) Organiser son temps
Une fois votre ordre de priorité défini, c’est de la gestion de votre temps que dépendra votre efficacité. Il convient alors d’attribuer à chaque tâche un temps de réalisation réaliste qui ne devra pas être dépassé. Vous éviterez ainsi de vous laisser absorber par un problème au détriment de ceux qui vous attendent. Le résultat est un rétroplanning précis au sein duquel chaque tâche urgente trouve un créneau.

3) Apprendre à demander de l’aide
Si votre rétroplanning ne semble pas pouvoir inclure toutes vos tâches urgentes ou leur accorder un temps de réalisation plausible, il est temps de demander de l’aide. Pour les managers, cela peut signifier la délégation des tâches les moins importantes et les plus facilement réalisables par d’autres. Sinon, c’est vers vos collègues qu’il faudra vous tourner. Garder à l’esprit qu’au sein d’une équipe de travail, demander de l’aide est normal et que vous ne serez pas jugé pour cela. Peut-être vos collègues auront eux aussi à solliciter votre aide ultérieurement.

4) Dédramatiser
Lorsque l’on travaille dans l’urgence, l’un des risques est celui d’agir avec précipitation sous l’effet du stress. Or, rendre un travail bâclé est aussi préjudiciable à votre vie professionnelle que dépasser un délai, sinon plus encore. Il vous faudra donc relâcher un peu de pression en dédramatisant et en vous rappelant qu’un retard ne signifie pas forcément la fin de votre carrière.

5) Faire des pauses
Cela peut paraître paradoxal mais des pauses sont aussi nécessaires lorsque l’on travaille dans l’urgence que dans des conditions normales. Elles vous permettent de garder votre concentration et votre motivation et ainsi de produire un travail de qualité. Ce sont aussi les moments pendant lesquels vous pourrez considérer l’avancée de votre travail et peut-être revoir votre programme ou vos priorités.