Assistant/Assistante de direction (H/F) OPERA NATIONAL DE PARIS

Vos missions :
* Assister la Direction administrative et financière ainsi que l'Agence comptable, afin d'optimiser la gestion et l'organisation de l'activité de ces directions, le suivi RH et d'assurer la gestion du reporting :
* Rassembler, organiser et coordonner la transmission des informations internes et externes, liées au fonctionnement de la structure en respectant la confidentialité
* Assurer la gestion du secrétariat de la direction : organiser des réunions, coordonner certaines activités des services concernés, organiser des actions de communication, réaliser la gestion administrative du courrier, parapheurs et notamment paramétrage et utilisation de la solution de parapheur électronique
* Assurer la préparation et l'organisation de certaines instances de gouvernance (planification, convocation, logistique, constitution des dossiers), par exemple les pré-conseils d'administration, les conférences budgétaires...
* Participer au travail préliminaire de recueil d'informations pour préparer divers supports d'information et de communication (présentation, argumentaires.)
* Assurer l'interface avec la Direction des Ressources Humaines, notamment sur l'embauche, stages ou la saisie des éléments de GTA et les états de présences
* Coordonner avec les services informatiques et généraux l'intégration de nouveaux collaborateurs ou les changements de postes
* Assurer la dépose des documents dans la CA-Tèque et gestion des utilisateurs (création/gestion des droits)
* Assurer l'archivage des éléments administratifs de la direction
* Assister ponctuellement les équipes de sa direction (par exemple : réalisation d'études ponctuelles, rédactions de notes ou de courriers)
* Réaliser le suivi de certaines activités (par exemple : tableau de bord des concessions, délégations de signature, dossiers d'assurance, .)
* Être le référent sur différents sujets pour la DAF et l'Agence Comptable (par exemple : mise à jour et suivi de l'intranet, RGPD, développement durable.)
* Être un appui logistique et administratif aux membres de l'équipe : réservations de salle, interface avec le service informatique, commandes de prestations de service, création des dossiers de mission, organisation des déplacements.
Niveau bac+2 minimum (BTS, DUT Assistanat de direction) et/ou première expérience minimum dans des fonctions similaires
SAVOIR :
* Connaissance du fonctionnement de l'Onp
* Connaissance des règles de communication écrite
* Connaissance d'une langue étrangère minimum
* Connaissance des règles et procédures de l'entreprise
SAVOIR-FAIRE :
* Grand sens de l'organisation et de l'anticipation
* Maitrise des logiciels de bureautique et outils collaboratifs
* Maitrise des techniques de prise de notes
* Maitrise des méthodes de classement et d'archivage
* Capacité de prise en main des outils de gestion de temps et de gestion collaborative de documents
* Capacités à interagir et communiquer avec tout interlocuteur internes ou externe
* Capacités à collecter et transmettre à toute information essentielle à l'interlocuteur approprié
* Gestion des priorités et des urgences
SAVOIR ETRE :
* Sens de la confidentialité et de la discrétion
* Sens de l'accueil
* Excellent sens relationnel
* Adaptabilité et diplomatie en fonction des interlocuteurs
* Réactivité devant les imprévus
* Sens de l'initiative et créativité