ASSISTANT DE DIRECTION - DIOPP - MS (H/F) CENTRE HOSPITALIER SAINTE ANNE

Statut : Titulaire ou contractuel
Poste à pourvoir à compter du 02 mai 2026
Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93
Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris
Le GHU Paris est signataire de la Charte pour la santé mentale au travail
DESCRIPTION DE LA DIRECTION
La DIOPP-MS :
Direction des Innovations Organisationnelles, du Partenariat Patient et des Activités Médico-Sociales met en œuvre les objectifs du projet d'établissement concernant les parcours et le partenariat patient. Cette direction est une réponse à la nécessaire transversalité des projets, elle assure un lien très opérationnel entre la vision stratégique de la gouvernance, les projets de transformation internes et les outils de pilotage associés.
La DIOPP-MS met en œuvre des méthodes de co-construction en partant de l'expérience vécue et des besoins portés par les patients comme par les professionnels. Ses missions portent aussi sur la prospective, le rayonnement extérieur des projets et l'animation du réseau hospitalier.
MISSIONS PRINCIPALES
Pilotage de l'agenda de la directrice :
- Organisation de rendez-vous et réunions : proposition de dates, confirmation de date, réservation des salles, invitation des participants, ordre du jour, préparation des dossiers
- Priorisation des RDV et réunions
- Réception des appels, prise de messages
- Traitement des e-mails, collecter, traiter, classer et mettre à jour les informations
- Rédaction et mise en forme de documents
- Inscription aux séminaires, congrès, formations
- Organisation des déplacements
- Réaliser les commandes de fournitures, de matériel, vérifier la conformité des livraisons. Suivi des demandes spécifiques. Signalement des problèmes techniques.
- Etablir les demandes de recrutement auprès de Ressources Humaines et suivre les étapes logistiques pour le bon accueil des arrivants dans le service. Suivi administratif du personnel du service (notamment du Tiers Lieu Mindlink)
- Gestion des présences ou absences sur le logiciel E-planning : saisie des congés, saisie des absences, validation des plannings, information aux agents
- Appui dans l'organisation des missions et indicateurs amélioration continue.
- L'assistante de direction assure le suivi de l'ensemble des activités visant à seconder la directrice et les équipes. Elle est un partenaire stratégique de cette direction
- Son rôle est de favoriser la communication en interne, et faciliter le lien entre les différents directeurs (notamment pour l'organisation de rendez-vous)
- C'est le support administratif de l'équipe, un accompagnement au quotidien
- Elle doit s'assurer de maitriser les outils pour l'optimisation des processus
PROFIL
Aptitudes, savoir-faire et savoir-être requis :
- Rigueur professionnelle
- Discrétion
- Sens de l'organisation et capacité à prioriser
- Qualités relationnelles et diplomatie
- Maîtrise des outils informatiques
- Maîtrise de la communication écrite et orale
- Capacités rédactionnelles
- Goût pour le travail en équipe et la polyvalence
Expérience en secrétariat demandée