Assistant de direction - Gestionnaire administratif (H/F) SORBONNE UNIVERSITE

Le poste est rattaché à l'InSPA ('Institut de soins primaires et ambulatoires), en lien avec son équipe de direction. Il est situé sur le campus Saint-Antoine de la Faculté de Santé de Sorbonne Université, 27 rue Chaligny, 75012 Paris.
Fonctions : Assistant-e de direction - Gestionnaire administratif-ve de l'IFR InSPA
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Assistant-e de direction
CDD d'un an.
A pourvoir dès que possible.
Missions :
- Assurer l'appui administratif et organisationnel de la direction de l'InSPA
- Assurer la coordination administrative entre la direction et ses interlocuteurs universitaires et institutionnels
- Contribuer à la communication de l'InSPA à travers la gestion de ses sites internet
- Préparer et formaliser les documents de la direction, en veillant au suivi des circuits de validation et de signature
Activités principales :
- Assurer les échanges administratifs avec les enseignants, les étudiants, les services de la Faculté de Santé et les partenaires extérieurs ; transmettre les informations et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents
- Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi utiles au pilotage de l'activité et signaler les échéances ou points nécessitant une décision
- Gérer les agendas et les plannings de l'équipe de direction ; rédiger et mettre en forme les courriers et présentations
- Préparer les réunions : organisation logistique, convocations et préparation des documents ; rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
- Aider à organiser et à coordonner les jurys auxquels participe l'équipe de direction : planification, convocations, préparation des dossiers et suivi administratif
- Gérer et mettre à jour les sites internet de l'équipe de direction : actualiser les contenus, mettre en ligne les informations et les documents et coordonner les interventions des services spécialisés