Assistant de Direction et Office Manager F/H THALES

QUI SOMMES-NOUS ?

S3NS est né du partenariat industriel entre Thales, leader mondial de la cyber sécurité, et Google Cloud, leader mondial des solutions cloud. Nous avons pour ambition d'offrir le meilleur des deux mondes à l'ensemble des organisations soucieuses de protéger leurs données sensibles (institutions publiques, OIV, OSE…). C'est-à-dire une solution équivalente à Google Cloud Platform (incluant à la fois les services IaaS et PaaS de GCP) et respectant les exigences du label SecNumCloud.

Une première offre, 'Contrôles locaux avec S3NS', est déjà disponible depuis février 2023 pour permettre à nos clients de bénéficier d'un premier niveau de transparence et contrôles additionnels, et d'accélérer la trajectoire vers le cloud de confiance.

En tant qu'Assistant de Direction et Office Manager F/H, vos missions seront variées et essentielles au bon fonctionnement de l'entreprise :

Support à la Direction (Assistant de Direction) :

• Gestion d'agendas complexes : Organiser et optimiser les emplois du temps du Comité de Direction de S3NS, incluant la planification de réunions internes et externes (au sein de Thales, avec Google Cloud et avec les clients et partenaires, souvent au niveau CXO),

• Préparation des réunions : réservation des salles, de la logistique,

• Organisation de déplacements : Coordonner et aider à la réservation des voyages d'affaires en optimisant les itinéraires et les coûts,

• Communication : assurer une communication fluide avec les interlocuteurs internes et externes.

Gestion du Bureau (Office Manager)

• Gestion de l'environnement de travail : Veiller à l'entretien et à la propreté des locaux, s'assurer du bon fonctionnement des équipements et identifier les besoins d'amélioration, en relation avec notre prestataire Patchwork,

• Coordination des prestataires : Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services (maintenance, nettoyage, sécurité, etc.), assurer le suivi des interventions.

• Accueil : Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients, les orienter ou les mettre en relation avec les personnes concernées.

• Gestion des fournitures et équipements : Assurer la disponibilité des fournitures de bureau, du matériel informatique et des équipements nécessaires au bon fonctionnement quotidien, gérer les stocks et passer les commandes,

• Vie du site : Contribuer à la vie du site (décoration, affichage, organisation d'événements d'entreprise...),

• Gestion des demandes d'achat : Valider et suivre les demandes d'achats.

Votre profil

Vous avez une expérience de 5 années sur des fonctions similaires similaire d'Executive Assistant et/ou Office Manager auprès d'un General Manager ou membre d'un Comité de Direction.

Vous avez des compétences organisationnelles, avec une capacité prouvée pour gérer plusieurs priorités simultanément.

Vous pouvez anticiper les besoins, prendre des initiatives et résoudre les
problèmes de manière autonome.

Un bon niveau d'anglais (lu et écrit) est indispensable.

Chez Thales, nous sommes fiers de travailler ensemble pour imaginer des solutions innovantes qui contribuent à construire un avenir plus sûr, plus vert et plus inclusif. Un avenir de confiance. Mais ces technologies ne viennent pas de nulle part. L'intelligence humaine est le moteur derrière la technologie qui fait la renommée de Thales. Les projets que nous conduisons sont complexes et nos clients exigeants. Pour répondre aux besoins actuels et futurs de nos clients, nous maîtrisons plus d'une centaine de disciplines, de l'optique à la physique quantique, du traitement du signal à la connectivité et à l'intelligence artificielle. Rejoindre Thales, c'est repousser les limites de la technologie et la mettre au service du progrès et du développement durable de nos sociétés. C'est donc être au cœur d'une formidable aventure technique. Une attention portée à l'équilibre des collaborateurs au service de leur réussite. C'est pourquoi, notamment, nous nous efforçons de créer un environnement de travail accueillant et d'accorder la flexibilité nécessaire à l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Nous savons que cet équilibre est essentiel à votre épanouissement et à la réussite des projets que nous vous confierons. Des parcours professionnels riches. Chez Thales, nous jouons collectif. Ce qui signifie travailler en équipe, côtoyer des experts et donc apprendre et développer ses compétences en permanence tout en faisant bénéficier le Groupe de son savoir-faire. C'est aussi la possibilité d'évoluer, de changer de fonction ou d'activité, voire de pays.