Secrétaire de l'Ordre de la Libération H/F Ministère des Armées

MISSIONS GENERALES DU POSTE

Assister le Délégué national dans l'organisation quotidienne de son travail.

Assurer le secrétariat du Secrétaire général et de l'ensemble des services de l'Ordre de la Libération.

Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'ensemble des services de l'Ordre de la Libération.

ACTIVITES ET TACHES RELATIVES AU POSTE

Assister le Délégué national dans l'organisation quotidienne de son travail :

- Secrétariat particulier du Délégué national

- Organisation et suivi de l'agenda

- Enregistrement et diffusion des courriers « arrivées » et « départs »

- Prise de contact avec les cabinets des hautes autorités

- Gestion des missions et déplacements en lien avec les divers intervenants (service comptabilité, conducteur, référents locaux)

- Accueil physique et téléphonique

- Mise à jour des listings des correspondants habituels

Secrétariat du Secrétaire général :

- Préparation et compte-rendu des réunions

- Organisation et suivi de l'agenda

- Enregistrement et diffusion des courriers « arrivées » et « départs »

- Mise en forme des correspondances

- Participer à la préparation des CA de l'Ordre et établissement des comptes rendus

- Accueil physique et téléphonique

- Gestion administrative des stagiaires accueillis

- Mise à jour des listings

Secrétariat des services de l'Ordre de la Libération :

- Gestion des missions affectées à l'ensemble des collaborateurs de l'établissement

- Suivi des réservations de salle

- Enregistrement et diffusion des courriers « arrivées » et « départs »

- Accueil physique et téléphonique

Soutien au service de l'environnement de travail:

- Gestion et inventaire des stocks fournitures, livres, consommables

- Accueil et accompagnement des prestataires

- Aide à la mise en place des évènements (CA, soirées culturelles, 17&18 juin…)

- Suppléer le responsable de l'environnement de travail en son absence

Tâches secondaires :

- Relation avec les correspondants des Compagnons, avec l'association des familles de Compagnons (AFCL) et la société des amis du musée de l'Ordre

- Gestion des archives du cabinet

- Gestion des stocks fournitures

- Transcriptions d'enregistrements

- Participer au reconditionnement de dossiers de médaillés de la Résistance

FORMATION ET COMPETENCES REQUISES

Vous justifiez d'une expérience dans ce type de fonction auprès d'une autorité.

La connaissance de l'environnement du ministère des Armées serait appréciée.

► SAVOIR-FAIRE

De préférence, connaissance de l'environnement institutionnel et de la fonction publique

Maîtrise de l'expression écrite et orale

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

► SAVOIR-ETRE

Rigueur

Implication personnelle

Sens du service public

Qualités relationnelles, diplomatie

Capacité d'adaptation et de proposition, créativité

Réactivité

Polyvalence

Confidentialité

Ordre de la Libération