Assistant de direction en syndicat professionnel F/H Recruteur partenaire

Assistant(e) de Direction - Pôle Terrain (H/F)

CDI - Paris

L'entreprise

Structure nationale reconnue dans son domaine, notre client accompagne un réseau d'adhérents et coordonne des actions au niveau territorial.

Dans le cadre de son développement et afin de renforcer l'organisation de ses activités, il recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner un responsable et contribuer au bon fonctionnement des instances et des projets du pôle terrain.

Le poste

Rattaché(e) à un responsable opérationnel, vous intervenez sur un périmètre d'assistanat de direction et de coordination administrative. Vous jouez un rôle clé dans l'organisation des activités, le suivi des campagnes administratives et l'appui aux instances de gouvernance.

Votre rôle est central pour garantir la fluidité des opérations et la qualité de la coordination entre les équipes internes et les partenaires.

Vos missions

Assistanat de direction

Gestion et optimisation de l'agenda du responsable

Organisation de réunions et d'événements régionaux (convocations, logistique, préparation des dossiers)

Organisation de déplacements en France et à l'international

Rédaction, mise en forme et diffusion de documents et courriers

Mise à jour et gestion d'une base de données via CRM

Suivi administratif et campagnes de cotisations

Préparation et envoi des appels de cotisations

Suivi et saisie des règlements dans les outils internes

Élaboration de tableaux de suivi et analyses via Excel

Transmission des états mensuels à la direction administrative et financière

Suivi de conventions départementales

Appui aux instances et à la gouvernance

Coordination de la production des procès-verbaux du Conseil d'Administration

Organisation logistique et administrative des élections des administrateurs et du Bureau

Gestion des mandats et coordination avec les parties prenantes

Support transversal

Appui ponctuel aux équipes communication pour l'organisation d'événements et congrès

Travail en binôme avec d'autres assistantes en cas d'absence

Participation au bon fonctionnement administratif de l'équipe

Formation et expérience

Expérience de minimum 2 ans sur un poste d'assistanat de direction ou d'assistanat administratif

Expérience dans un environnement structuré ou institutionnel appréciée

Compétences techniques

Très bonne maîtrise du Pack Office

Word (mise en page, publipostage)

Excel (tableaux de suivi, analyses)

PowerPoint (présentations)

Aisance avec les outils numériques et les bases de données (CRM, progiciels)

Qualités personnelles

Organisation et rigueur

Sens du service et excellent relationnel

Discrétion et respect de la confidentialité

Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément

Créé en 2008, le Groupe Ascalium est un acteur global du recrutement spécialisé dans le placement de freelances (#WeAreFreelance) et le portage salarial (#WeArePortage).

En 16 ans, plus de 5 000 consultants ont fait confiance au groupe et près de 100 clients ont été satisfaits.

Ascalium accompagne également ses clients dans leur recherche de compétences en CDI.