Assistant.e de direction / Gestionnaire de l'hébergement (H/F) Recruteur partenaire

La Maison des Mines et des Ponts (MdMP) héberge à l'année environ 400 étudiants à l'occasion de leur scolarité au sein de prestigieuses écoles d'ingénieur ; elle contribue aussi à la vitalité de son quartier et accueille de nombreux publics extérieurs (festivités, cours et formations, dojo d'arts martiaux). A ce jour, une dizaine de collaborateurs engagés concrétisent chaque jour cette vocation sociale.
Dans un contexte de transformation des processus internes, et afin d'accompagner cette transition, la Direction souhaite aujourd'hui agrandir l'équipe de la Maison des Mines pour renforcer la qualité de l'accueil et de l'hébergement, dans un esprit de convivialité, de rigueur et d'engagement au service des résidents et autres usagers.
Vous saurez faire preuve d'autonomie, de rigueur et d'esprit d'initiative. Votre capacité à vous adapter, à communiquer efficacement et à structurer l'information sera un atout clé pour accompagner la direction dans l'amélioration continue de l'organisation de la résidence.
HEBERGEMENT DES ETUDIANTS RESIDENTS
- Traitement des demandes d'hébergement :
o Vérification des disponibilités
o Communication avec les étudiants candidats à l'hébergement : refus / admission / liste d'attente
o Demande de versement d'acompte, facturation des frais d'arrivée
- Saisie des dossiers des nouveaux entrants + vérification des dossiers d'admission
- Facturation mensuelle de l'hébergement
- Saisie des règlements
- Gestion des arrivées et des départs :
o Consignes au personnel de ménage
o Préparation des clés
o Maintenir à jour la liste des arrivées prévisionnelles
o Maintenir à jour le planning d'occupation de la résidence
o Délivrer les attestations de résidence, quittances
- Gestion des aides au logement de la CAF :
o Etablissement des attestations d'hébergement individuelles pour ouverture des droits
o Gestion mensuelle des APL versées (vérification avant transfert dans logiciel d'hébergement et de facturation - établir le tableau de remboursement des aides indues)
o Répondre aux demandes d'accompagnement des résidents dans leurs démarches d'aide au logement
o Répondre aux courriers de la CAF de réclamation et contentieux
RESERVATION DES SALLES et DES PARKINGS
- Traitement des demandes de réservation des salles de réunion
o Par les clients : réponses aux demandes, devis, facturation, gestion du planning
o Par les résidents : gestion du planning
- Facturation trimestrielle des emplacements de parking
ACCUEIL ET RECEPTION
- Accueillir le public : les résidents, les clients des salles, les fournisseurs
- Répondre ou orienter
- Réceptionner le courrier et les colis
- Remettre les colis aux résidents
- Répondre au téléphone : réceptionner la demande, répondre ou orienter
QUALITES REQUISES :
- Sens de l'organisation et respect des bonnes pratiques
- Sens de l'accueil, du service client, bon relationnel
- Dynamisme, motivation, esprit d'équipe
- À l'aise dans un contexte de changement et d'amélioration continue.
DIPLOMES :
Niveau Bac + 2 demandé
EXPERIENCE :
Idéalement, une première expérience dans le secteur du logement social / résidence étudiante est demandée
MODALITES :
CDD d'un an
35 heures/semaine
Du lundi au vendredi en journée. Poste à pourvoir mi-mars dans l'idéal.