SECRETAIRE COMMERCIALE (H/F) ESAT BUDGET MEDICO SOCIAL

"- Réalisation des facturations trimestrielles
- Traitement des impayés et suivi des créances clients tout au long de l'année
- Mise en œuvre des relances clients (mail, courrier) selon un calendrier défini
- Mise à jour des tableaux de suivi des créances et paiements
- Suivi administratif des litiges de facturation
- Alerte et transmission des situations à la cheffe de service
- Édition et envoi des attestations clients annuelles
- Envoi des courriers d'information clients (augmentation de tarifs, taxe d'apprentissage)
- Saisie, mise en forme et suivi administratif des devis clients
- Création et mise à jour des comptes clients dans les logiciels de gestion
- Préparation, mise à jour et classement des contrats clients (annuels / N+1)
- Vérification des contrats à renouveler ou non
- Constitution des dossiers clients pour l'année suivante
- Mise à jour des tarifs dans le logiciel EIG
- Envoi des informations tarifaires aux clients
- Dépôt et actualisation des documents obligatoires sur les plateformes clients
(Actradis, e-attestation, etc.)
- Suivi des échéances de validité des documents contractuels
- Alerte en cas de non-conformité bloquant l'activité
- Suivi administratif des assurances (réception, vérification et relance des attestations)
- Vérification en début d'année de la conformité des documents des véhicules
(assurances, cartes grises, contrôles obligatoires)
- Classement, archivage et mise à jour des documents d'assurance
- Gestion administrative des litiges liés aux assurances
- Transmission des situations à la hiérarchie pour traitement
- Création et mise à jour des comptes fournisseurs
- Rapprochement factures / devis / bons de livraison
- Transmission des pièces à la comptabilité
- Vérification des devis et bons de commande non facturés en fin d'année
- Classement des documents fournisseurs
- Pointage hebdomadaire des feuilles de travaux et des passages
- Suivi des plannings d'activité (Google Drive)
- Mise à jour des bases de données clients et fournisseurs
- Archivage annuel des dossiers clients (N-1)
- Classement des documents administratifs scannés
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