Gestionnaire de Formation Continue (H/F) UNIVERSITE PARIS CITE

Référence interne 18854
RÉSUMÉ DU POSTE
Le/ La gestionnaire du service Formation Continue organise et gère les aspects administratifs d'un
portefeuille de formations professionnelles, parmi lesquels : CES, DU, DIU, FQ et AFOHU.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
- Aide à la gestion administrative du portefeuille de formation en respectant la réglementation et les
obligations de la formation continue.
- Répondre à l'ensemble des mails du portefeuille de formation FC reçus sur l'alias du service
- Appui à la campagne de recrutement des formations FC de l'UFR
- Aide à l'instruction des dossiers de candidature et de demande d'autorisation d'inscription : vérifier
la conformité de chaque dossier, définir le régime d'inscription et le tarif à appliquer
- Transmettre tous les documents nécessaires au candidat pour la bonne instruction de son dossier.
- Venir en appui pour réaliser les campagnes de contractualisation, de conventionnement et
d'inscription
- Aide au lancement des campagnes de la rentrée N+1
- Collecter et diffuser les plannings aux stagiaires et au pôle Planning du service de la Scolarité
- Réaliser, diffuser et collecter les feuilles d'émargement
- Aide à la réalisation des attestations de présence
- Mettre à jour les fiches Ametys du portefeuille de formation
- Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel)
- Réaliser la campagne de contractualisation, de conventionnement et d'inscription
- Mettre à jour le référentiel de formation du Pôle Formation Continue Universitaire (FCU)
- Alimenter des bases de données (tableaux de suivi Excel)
Conditions particulières d'exercice
Utilisation des logiciels Apogée, CanditOnLine (et ses interfaces), Ametys et de l'espace numérique de
l'Université (Nextcloud)
Connaissances
- Méthodes et outils d'aide à l'orientation
- Droit de la formation
- Diversité des publics
- Techniques documentaires
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir-faire - Compétences opérationnelles
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et une multiplicité des demandes (mail, accueil,
téléphone)
- Savoir planifier son activité, respecter les délais et être polyvalent
- Accueillir les usagers concernées
- S'exprimer de façon claire et concise
- Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
- Utiliser les techniques de gestion administrative
- Rédiger des documents simples d'information et de communication
- Collaborer avec les différents service internes de l'UFR