Office Manager et Assistant d'équipe H/F Unik&Co

Poste basé à Paris (75).

Présentation de l’entreprise

Notre client est une plateforme de gestion d’actifs immobiliers appartenant à un groupe, l’une des principales sociétés d’investissement au monde.

Résumé du poste

L’Office Manager & assistant(e) d’équipe, qui sera chargé(e) notamment des tâches de gestion administrative, jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien du bureau de Paris, en veillant à créer un environnement productif et accueillant pour notre équipe et nos visiteurs.
Il/elle sera plus particulièrement amené(e) à assister le responsable France et les fonctions plus larges de gestion d’actifs et d’entreprise, notamment la gestion administrative.
Ce poste exige un haut niveau de fiabilité, le souci du détail et une grande efficacité organisationnelle. Il convient parfaitement à une personne proactive qui s’épanouit dans un environnement international dynamique et en constante évolution.

Responsabilités principales

1. Assistance administrative et organisationnelle

• Fournir une assistance administrative proactive au directeur général pour la France et à certains membres de l’équipe de direction.
• Gérer les agendas, planifier les réunions et coordonner les rendez-vous internes et externes.
• Assister l’équipe dans l’organisation des déplacements, notamment la réservation des transports et de l’hébergement, la gestion des frais de déplacement et la préparation des itinéraires.

1. Coordination/fonctionnement du bureau

• Aider à la gestion du fonctionnement quotidien du bureau de Paris, en soutenant une équipe pouvant compter jusqu’à 10 personnes.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs externes, la gestion des installations et les prestataires de services afin de garantir un environnement de travail professionnel. Veiller à ce que le bureau soit bien entretenu, approvisionné et fonctionne efficacement.
• Soutenir l’intégration des nouveaux employés en coordonnant l’installation des bureaux, l’accès aux technologies de l’information et les documents de bienvenue, en étroite collaboration avec les services informatiques et RH centraux.
• Superviser la conformité en matière de santé et de sécurité et les procédures d’urgence pour le bureau de Paris.
• Gérer le parc automobile de l’entreprise en France.

1. Préparation des réunions et des événements

• Coordonner les salles de réunion, organiser les réunions d’équipe, préparer les ordres du jour, rédiger les comptes rendus de réunion et assurer le suivi des mesures à prendre.
• Soutenir la planification et la logistique des événements internes, des ateliers et des visites externes pour le bureau de Paris.

1. Gestion des documents et de la communication

• Préparer, relire et mettre en forme des présentations, des rapports et de la correspondance en français et en anglais.
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et tenir à jour des systèmes de classement précis (numériques et physiques). Tenir à jour la documentation et les archives du bureau.
• Assister le service financier dans le traitement des factures et la coordination administrative, selon les besoins.
• Contrôler les dépenses liées au bureau et aider à la planification budgétaire.
• Favoriser une culture d’entreprise positive et soutenir la communication interne.

Profil du candidat

Qualifications et expérience

• Au moins 5 ans d’expérience minimum en tant qu’assistant d’équipe, assistant de direction, office manager, responsable administratif ou coordinateur administratif, idéalement dans le secteur immobilier ou les services professionnels.
• Expérience de travail dans un environnement de bureau international dynamique, avec de multiples parties prenantes et priorités.
• Maîtrise de l’anglais impératif : anglais courant exigé.
• Maîtrise de la suite MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) ; la connaissance des systèmes de gestion des dépenses et des déplacements tels que TravelPerk est un plus.

Compétences et aptitudes

• Très organisé(e), avec de solides compétences en gestion du temps et en multitâche.
• Soucieux(se) du détail, avec une approche proactive et orientée vers les solutions pour résoudre les problèmes.
• Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec un état d’esprit orienté vers le service.
• Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec professionnalisme et discrétion.
• Esprit d’équipe flexible et collaboratif, qui aime soutenir les autres et contribuer à une culture d’entreprise positive.

Nous sommes spécialisés dans le recrutement en CDI/CDD et Intérim sur les fonctions supports, financières et supply chain. Nous pilotons depuis Paris et nos 2 implantations régionales situées au coeur des bassins Nantais et Lyonnais, les recrutements sur la France entière pour des acteurs du secteur de l’Industrie & Santé, de la Banque & Assurance et du Commerce, Retail, Grande Distribution.