Attaché(e) de Direction QUICK INTERIM

Sous la supervision du Secrétaire général, l'attaché (e) de direction assure un soutien organisationnel et administratif auprès du Secrétaire général et du Président, en vue d'optimiser la gestion de leurs activités quotidiennes.

• Gestion administrative et organisationnelle

Filtrer les appels téléphoniques et organiser les rendez-vous.
Gérer les agendas du Président, du Secrétaire général, et occasionnellement de l'adjointe du Secrétaire général.
Préparer et organiser les réunions des instances (Bureau, Conseil d'administration, conseils de gestion
Organiser les assemblées générales (choix des prestataires, devis, diaporama, etc.) ainsi que l'Assemblée générale confédérale et les Rencontres des Métiers (réservation des déplacements, hébergements et suivi des inscriptions).
Gestion et Suivi des mandats et des commissions nationales

Rédaction et diffusion de différents courriers et notes en externe et en interne.
Suivi des relations avec les institutionnels.
Classement.
Suivi de dossier

• Evènements

Arbre de Noël, communication adhérents : réservation, recensement tableau, gestion des invitations, annulation.
Galette des rois : invitation, recensement et organisation interne.
Séminaire : suivi et gestion des inscriptions
Salons : communication aux élus, recensement, présence sur Salon
Marche rose : création du groupe, communication adhérents, recensement des participants, inscription et gestion des dossards de l'équipe
Repas de fin d'année : recherche de lieu et suivi des participations
Sessions de formation « Documents uniques » ( planification, information, communication et inscriptions des adhérents)

• Autres tâches

Vœux du Président et du Secrétaire général (carte de vœux, recensement des destinataires, mise sous plis)
Création des comptes intranet Isabat des salariés et gestion des droits.
Gestion des questions liés aux comptes
Mise à jour et envoi du Bulletin d'adhésion / renouvellement aux collaborateurs
Mise à jour et impression de la plaquette prospection
Mise à jour du publipostage de la lettre type de remerciement aux adhérents (section professionnelle, équipe...)
Gestion et suivi des mandats des administrateurs et enregistrement sur Isabat
Gestion des formations des administrateurs (en lien avec le service formation) notamment l'école des cadres
Rédaction de la circulaire papier (avec l'aide des responsables de services) / relation avec l'imprimeur / réalisation des requêtes pour le routage de la circulaire /création et envoi de la circulaire mensuelle sous forme de newsletter via le CRM.
Envois ponctuels de communication via le CRM aux adhérents / prospects.
Médailles de la reconnaissance artisanale.
Réalisation d'enquête.
Animation des Sections professionnelles (organisation de réunions internes avec les élus présidents de section professionnelle, organisation de réunions ou évènement pour la section en lien avec les élus, envoi de communication via l'application mobile pour les sections professionnelles). Participer aux réunions "Communauté des Animateurs des Métiers ».
Responsable des relations avec les élus et de leur participation aux réunions dites « Mardi contact »

• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et du CRM E-DEAL.
  Capacité à respecter les délais et à anticiper les besoins.
  Maîtrise des techniques de rédaction professionnelle.
  Compétence en gestion des priorités et organisation du travail en équipe.
  Capacité à gérer les urgences et à atteindre les objectifs fixés.
• Savoir-être
  Présentation irréprochable, excellente expression écrite et orale.
  Grande rigueur et autonomie dans le travail.
  Force de proposition et réactivité face aux imprévus.
• Disponible immédiatement, poste à pourvoir très rapidement.

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