Assistant de direction F/H Job Link

Au sein de la Direction de l'investissement et rattaché(e) au Directeur du département Immobilier (environ 30 personnes), vous assistez la Directrice du département et son adjoint, avec pour missions principales :
Appui opérationnel et administratif
-tenue de l'agenda de la Directrice et de son Adjoint ;
-accueil et traitement des contacts externes et internes (mails, courrier, visiteurs en présentiel) ;
-suivi et mise à jour des contacts externes de haut niveau ;
-organisation des déplacements, gestion des ordres de missions et des notes de frais ;
-organisation de réunions/réceptions et appui à l'organisation d'événements du Département ;
-participation éventuelle au Codir du Département et préparation du compte-rendu hebdomadaire ;
-coordination de l'organisation pratique du travail avec d'autres assistant(e)s de la Direction de l'Investissement.
Moyens généraux
-gestion des fournitures et classement ;
-maintenance courante du photocopieur, des imprimantes et machines à café, commande de consommables ;
-mise à jour de l'organigramme, du trombinoscope et des listes de diffusion mail du département, inventaire du matériel informatique, suivi des congés du CODIR ;
-gestion en amont des arrivées/départs, production et mise à jour d'un kit nouvel arrivant ;
-mise à disposition des équipes des modes d'emploi/tutos des logiciels, outils, procédures... ;
-pilotage des budgets frais de mission, frais de fonctionnement, abonnements du département.
Suivi des audits externes, travaux parlementaires, dossiers
-comptes-rendus, mise en forme des courriers, notes... ;
-s'assurer de la contribution de toutes les parties prenantes à la constitution des dossiers, de leur mise à jour, de leur transmission, du suivi et du classement ;
-appui à la coordination et suivi des réponses aux corps d'inspection, de contrôle, d'évaluation (notamment Cour des Comptes) ;
-appui dans la coordination de l'ensemble des activités, projets et dossiers transversaux du département, des demandes transversales des interlocuteurs avec lesquels le Département est en lien ;
-appui à la préparation des synthèses, dossiers et éléments de langages/discours nécessaires lors des différents rendez-vous, réunions et prises de parole de la Directrice et de son Adjoint.

Diplômé(e) d'un Bac+2 minimum en assistanat (type BTS Assistanat de direction/Secrétariat), vous justifiez de 3 ans minimum d'expérience réussie à un poste similaire et d'une parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack Office).

Vous avez de bonnes capacités de gestion de dossiers simultanés et complexes, de gestion budgétaire et le sens de la gestion des priorités.

Organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve), proactif(ve) et polyvalent(e), vous avez un excellent relationnel, de réelles qualités rédactionnelles, le sens du service et de la confidentialité.

Autonome, vous avez l'esprit d'analyse et de synthèse ainsi que le goût du travail en équipe.

35H du lundi au vendredi (9h-17h avec 1h de pause). Restaurant d'entreprise. Rémunération à discuter selon profil et expérience.

Job Link est un groupe de recrutement CDD/CDI et intérim existant depuis 2005 et en pleine croissance.

Nous sommes implantés sur 16 bureaux (Lille, Paris, Lyon, Aix-en Provence, Aubagne, Marseille, Nantes, Bordeaux, Cergy-Pontoise, Evry, Villepinte, Toulouse, Toulon).

Nos plus de 100 collaborateurs passionnés par leur métier sont animés par la même ambition : accompagner les candidats et les clients au plus près de leurs besoins. Pour cela, nous proposons un service de recrutement très sélectif et performant, optimisé par un sourcing multicanal, un processus d'évaluation métier par mise en situation et des tests de sélections spécifiques.

En 2023, nos équipes ont proposé un entretien à plus de 14 000 candidats et 8500 d'entre eux ont pu décrocher l'emploi souhaité.