Assistant de Direction (h/f) LHH Recruitment Solutions

LHH Recruitment Solutions, spécialiste en recrutement, intérim et management de transition, recherche pour le compte d'un grand groupe bancaire un(e) Assistant(e) de Direction (H/F).

L'Assistant(e) de direction confirmé(e) exécute de manière autonome, tout en restant sous la supervision de sa hiérarchie, des tâches et missions qui requièrent une solide compréhension des processus inhérents à son rôle. Il/Elle est tenu(e) à un devoir de confidentialité concernant les informations recueillies ou fournies dans le cadre de ses attributions.

Vous prenez en charge tout ou partie des missions suivantes :

Assurer un soutien administratif et un secrétariat pour le management :

• Accueil des visiteurs.
• Organisation de conférences téléphoniques et visioconférences.
• Gestion des agendas et de la messagerie électronique.
• Commande de fournitures de bureau.
• Gestion des notes de frais et traitement de documents (reprographie, classement...).
• Interface en cas de dysfonctionnements avec les prestataires.

Organiser les événements à la demande du management :

• Planification de réunions (convocations, réservations de salles).
• Coordination des événements (recherche de prestataires, logistique).
• Organisation des déplacements professionnels et des remboursements.
• Préparation de communications en collaboration avec la direction de la Communication.
• Logistique des séminaires et team building.
• Concevoir et/ou rédiger des notes, lettres, comptes rendus de réunion et autres documents.

Faciliter la circulation de l'information :

• Servir d'interface entre le responsable et ses contacts,
• Entretenir un lien relationnel privilégié afin de favoriser la bonne circulation des informations professionnelles,
• Transmettre les décisions et documents (notes de service, etc.),
• Suivre les congés, RTT et absences des collaborateurs du service dans DailyRH, en gérant les rejets et en saisissant les données selon les habilitations accordées par la hiérarchie et la DRH,
• Informer la DRH des absences imprévues et transmettre les arrêtés de maladie dès leur réception.

Missions Comptables :

• Gérer le paiement des factures, vérifier les KYS, créer les demandes d'achats, vérifier les factures et procéder à leur mise en paiement

Missions Événementielles :

• Organiser intégralement un séminaire : réceptionner le besoin, élaborer plusieurs propositions estimant les ressources financières (budget) et humaines (prestataires) nécessaires, puis présenter ces propositions au Codir,

Vous êtes diplômé d'un Bac+2 à Bac+4 validé, avec un minimum de 5 ans d'expérience en assistanat de direction.

Compétences techniques :

· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel), Lotus Notes et Outlook.

Compétences fonctionnelles :

· Capacité à collaborer et à travailler en équipe.

· Rigueur et sens de l'organisation.

· Adaptabilité et orientation client.