Secrétaire de Direction Bilingue Anglais F/H Recruteur partenaire

Vos missions principales

Rattaché(e) directement au Président du Groupe, vous assurez son secrétariat quotidien et lui apportez un soutien administratif, organisationnel et personnel dans la gestion de ses activités professionnelles et de certaines demandes privées.

Véritable interface entre le Président et ses interlocuteurs internes et externes, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, la gestion des correspondances et l'organisation de ses rendez-vous et déplacements.

Ce poste requiert une grande discrétion, un excellent sens du service, de la fiabilité, de l'autonomie et une réelle polyvalence.

Rattachement hiérarchique et relations fonctionnelles

• Rattaché(e) directement au Président, auquel vous apportez un soutien quotidien dans l'exercice de ses fonctions.
• En interaction régulière avec les différents bureaux du Groupe ainsi qu'avec les établissements hôteliers et autres prestataires externes.

Missions et responsabilités

Dans un environnement bilingue français/anglais, vous serez notamment amené(e) à :

Secrétariat de direction et gestion de l'activité du Président

• Gestion d'un agenda complexe et évolutif.
• Organisation et coordination des rendez-vous internes et externes.
• Gestion des courriels et suivi des correspondances.
• Prise de dictées et rédaction de documents.
• Gestion du standard téléphonique et filtrage des appels.

Organisation des déplacements professionnels et privés

• Organisation complète des déplacements en France et à l'international.
• Réservation des transports, hébergements et services associés.
• Élaboration et suivi des itinéraires de voyage.
• Gestion des formalités administratives liées aux déplacements (visas, documents de voyage, etc.).
• Organisation de réservations privées à la demande du Président.

Accueil et relations avec les interlocuteurs

• Accueil physique des visiteurs et partenaires externes.
• Interface privilégiée avec les différents interlocuteurs internes et externes.

Gestion administrative et logistique

• Classement, archivage et gestion documentaire.
• Gestion des commandes de fournitures, boissons et autres consommables.
• Suivi des besoins logistiques liés au bon fonctionnement du bureau de la Présidence

Conditions d'exercice

Le poste est basé au siège du Groupe à Paris 8e, en présentiel. Il nécessite une disponibilité et une flexibilité horaire, les horaires pouvant varier en fonction des impératifs et des besoins de la Présidence.

Qualifications et compétences

• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit (niveau bilingue impératif).
• Expérience significative en secrétariat de direction et/ou en assistance personnelle auprès d'un dirigeant, avec une parfaite maîtrise des tâches de secrétariat traditionnel.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication.

Qualités personnelles

• Sens du service et de l'accueil, excellente aisance relationnelle et téléphonique.
• Grande discrétion, respect absolu de la confidentialité, fiabilité et rigueur professionnelle.
• Excellent sens de l'organisation, polyvalence et capacité à gérer des demandes variées, y compris d'ordre personnel.
• Très bonne maîtrise de la communication écrite et des règles rédactionnelles.
• Réactivité, autonomie, disponibilité et flexibilité, notamment pour s'adapter à des horaires variables selon les besoins de la Présidence.

Warwick Hotels and Resorts est un groupe hôtelier international fondé en 1980, qui exploite une collection d'hôtels et resorts haut de gamme à travers le monde.

Son siège parisien, situé avenue des Champs-Élysées, regroupe les fonctions de direction et de coordination du Groupe.