Office Assistant H/F - Société Evénementielle Michael Page

Accueil téléphonique et gestion de la boîte mail générale
Vous intervenez sur l'ensemble du processus d'organisation des congrès, depuis leur préparation jusqu'au suivi post-événement.
Assurer le suivi administratif et logistique des congrès médicaux et événements professionnels
Gérer les inscriptions des participants, partenaires et orateurs
Mettre à jour les bases de données et listes de présence
Préparer et suivre les invitations aux différents intervenants
Assurer le suivi des confirmations de participation et effectuer les relances nécessaires
Support de la Direction et du cabinet comptable :
Le contrôle et le suivi des factures fournisseurs
Le suivi des règlements
La collecte et la transmission des pièces comptables
La vérification des éléments de TVA
La préparation des tableaux de reporting financier
Le suivi des dépenses et recettes
La mise à jour des outils de pilotage et tableaux de bord
Support RH :
Suivi administratif des collaborateurs
Gestion des congés et absences
Suivi des récupérations liées aux périodes événementielles
Coordination des informations administratives RH
Gestion des Publications :
Suivi des abonnements
Gestion des dépôts légaux
Coordination avec les annonceurs

Conditions du poste
(Contrat de novembre 2026 à avril 2027)
Poste basé à Paris 16ème
Télétravail : 1 jour par semaine (mercredi)
Rémunération : 30 000 € brut annuel
Horaires de bureau avec flexibilité selon l'activité
Forte mobilisation attendue lors des périodes de congrès
Disponibilité ponctuelle certains vendredis et samedis (environ 2 à 3 samedis sur la période), avec récupération prévue.
Anglais non requis.
Ce qui fera la différence :
Vous aimez être le point central de l'organisation, coordonner des interlocuteurs variés, anticiper les besoins et faire avancer les sujets. Vous appréciez les environnements à taille humaine où polyvalence, autonomie et sens du collectif sont essentiels.

Vous êtes fiable, proactive et organisée, capable d'évoluer dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement.
Formation Bac +2 minimum
Expérience de minimum 2 ans sur un poste d'Office Assistant, Assistant Polyvalent ou Assistant Administratif
Une expérience dans l'événementiel, les congrès, l'édition ou les services sera appréciée

Très bon niveau rédactionnel
Excellente maîtrise des outils bureautiques
Appétence pour les outils digitaux
Vous êtes à l'aise avec les environnements technologiques et les outils collaboratifs :
Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint), SharePoint, Slack, CRM)
Outils d'intelligence artificielle (ChatGPT ou équivalent)

Entreprise à taille humaine spécialisée dans l'édition de revues professionnelles et l'organisation de congrès dans le secteur de la santé, nous recherchons un(e) Office Assistant afin d'accompagner nos équipes sur une période particulièrement stratégique, marquée par plusieurs échéances événementielles majeures.