Office Manager F/H Recruteur partenaire

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un.e Office Manager pour assurer la gestion administrative de l'entreprise et accompagner au quotidien nos collaborateurs, clients et partenaires.

Véritable point central de coordination, vous serez en lien avec la Direction, les équipes recrutement, les collaborateurs, les clients, fournisseurs et notre cabinet comptable.

RESSOURCES HUMAINES & ADMINISTRATION DU PERSONNEL

• Rédaction et gestion des contrats de travail et avenants
• Réalisation des DPAE/DUE et constitution des dossiers salariés
• Gestion du parcours d'intégration : documents internes, outils, procédures…
• Suivi des collaborateurs : périodes d'essai, visites médicales, mutuelle/prévoyance, CRA, congés, absences, arrêts maladie…
• Gestion des sorties et documents de fin de contrat
• Préparation et transmission des éléments variables de paie : absences, congés, heures supplémentaires, primes, tickets restaurant…
• Contrôle des bulletins de paie et suivi des éventuelles anomalies
• Gestion des dossiers des salariés étrangers : titres de séjour, autorisations de travail, renouvellements et démarches administratives
• Gestion des formations : inscriptions, relations avec les organismes et suivi des dossiers OPCO (prises en charge, remboursements, actions collectives…)
• Suivi des obligations et contributions sociales : PEEC, ADESATT, ATLAS, etc.
• Mise à jour des tableaux de bord et reporting RH

ADMINISTRATION DES VENTES, COMPTABILITÉ & FACTURATION

• Établissement et suivi des contrats et commandes clients
• Gestion administrative des contrats de sous-traitance
• Suivi des prestations et des éléments nécessaires à la facturation
• Émission et contrôle des factures clients
• Suivi des règlements, relances et recouvrement des impayés
• Gestion des avoirs et régularisations
• Suivi des achats et ventes
• Contrôle et traitement des factures fournisseurs et notes de frais
• Préparation et transmission des éléments comptables au cabinet
• Participation aux clôtures et au suivi des échéances comptables

SERVICES GÉNÉRAUX & VIE DE L'ENTREPRISE

• Gestion des affaires courantes : loyer, internet, téléphonie, électricité, ménage, assurances…
• Gestion des fournisseurs, commandes et fournitures
• Gestion des goodies et supports internes
• Organisation des événements d'entreprise : afterworks, repas, soirées, séminaires…
• Gestion et classement des documents administratifs
• Participation à l'amélioration et à la formalisation des procédures internes

PROFIL RECHERCHÉ

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse, polyvalente et autonome, capable de gérer plusieurs sujets simultanément et de respecter des échéances.

Une première expérience en Office Management, RH, administration du personnel, ADV ou gestion administrative, idéalement dans une PME ou une ESN, est souhaitée.

La maîtrise d'Excel et des outils bureautiques est indispensable. Une connaissance de la paie, de la facturation, de la comptabilité et des démarches liées aux salariés étrangers sera particulièrement appréciée.

Qualités recherchées : organisation, rigueur, autonomie, réactivité, discrétion, sens des priorités, aisance relationnelle et esprit de service.

Vous souhaitez occuper un poste transverse et central dans le fonctionnement d'une entreprise à taille humaine ? Rejoignez-nous !

itops est un Cabinet de Conseil à taille humaine, spécialisé en finance de marché, dont le secret est la « symétrie des attentions », accordant autant d'importance à la satisfaction de nos clients qu'à celle de nos collaborateurs.

qui sommes-nous ?

Depuis sa création, itops s'est construit sur une exigence d'excellence, sur des valeurs fortes comme l'écoute et l'équité.

Ainsi, itops a toujours mis le collaborateur au centre de son dispositif, persuadé qu'un collaborateur épanoui développera ses compétences pour des clients toujours plus satisfaits.

De ce fait, notre priorité au quotidien est la réussite de nos collaborateurs, par un suivi, un plan de carrière personnalisé et une formation toujours à niveau pour délivrer une expertise de qualité au plus près de nos clients.