Chef de cabinet F/H Recruteur partenaire

Au sein du Grand Orient de France, association philanthropique et humaniste, composée d'un musée, d'une fondation et d'une société immobilière, nous recherchons un(e) chef de cabinet pour assumer, sous l'autorité du Président de l'association, la supervision d'une équipe de 3 personnes qui assure l'ensemble des activités administratives du Conseil d'administration.

Vous serez amené(e) à coordonner les activités administratives du secrétariat du Conseil d'administration, à organiser l'agenda du Président et à veiller au bon déroulement des missions liées à la gouvernance de l'obédience dans un esprit de rigueur et de discrétion.

Le descriptif du poste est le suivant (liste non exhaustive) :

Sous l'autorité du Président de l'association et du Directeur Général, vous interviendrez sur tous les aspects suivants :

Secrétariat du Président de l'association :

• Organisation et gestion complète de l'agenda du Président.
• Organisation des déplacements en France et à l'étranger (transport, hébergement, notes de frais).
• Suivi administratif : Suivi de l'avancée des tâches administratives liées au secrétariat du Conseil d'Administration.
• Préparation des courriers institutionnels du Président.
• Participation aux événements : Assemblée Générale et autres évènements en liens avec le Conseil d'administration
• Organisation, sur demande, des repas ou cocktails internes/externes pour les manifestations et réunions du Conseil d'Administration (hors Assemblée Générale).

Gestion administrative :

• Supervision des procès-verbaux des séances du Bureau et du Conseil d'administration
• Veille à l'exécution des décisions prises par le Conseil d'administration
• Organisation et supervision de la base documentaire du Conseil d'administration.
• Veille à la mise à disposition du fonds documentaire physique et numérique sécurisé.

Coordination :

• Encadrement des équipes - répartition des dossiers et contrôle de leur avancement.
• Coordination des missions des services avec les élus en charge.
• Supervision, organisation du secrétariat des élus.
• Hiérarchisation des urgences et des échéances avec proposition de solution fiables.
• Vérification que les mesures préconisées sont les résultats escomptés et ont été comprises
• Présentation mensuelle de rapports de synthèse ou analytique sur l'exécution des projets arrêtés par les instances.
• Rédaction ou supervision de notes d'analyse ou de synthèse pour donner suite aux travaux des commissions.
• Supervision de la logistique de toutes les actions événementielles (réservation des salles, repas, conception des documents d'information, mailings, accueil et gestion relationnelle des invités).

• Organisation : Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
• Rigueur : Sens aigu de la confidentialité, de la précision et du suivi administratif.
• Relationnel : Aptitude à interagir avec des interlocuteurs internes et externes de haut niveau.
• Autonomie : Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
• Réactivité : Réaction rapide et proposition de solutions fiables en situation d'urgence.
• Management : Expérience en encadrement d'équipe et coordination de secrétariats.
• Outils bureautiques : Maîtrise des outils de gestion d'agenda, de rédaction et de suivi documentaire, Pack office, Teams, Zoom.

Expérience souhaitée : 10 ans minimum

Expérience confirmée en gestion de cabinet dans un environnement institutionnel.

Connaissance des processus décisionnels et des enjeux liés à la gestion d'instances dirigeantes

Expérience en supervision de secrétariats ou d'équipes administratives.

Cabinet d'acquisition et de développement de talents, abc for value place l'accompagnement au cœur de ses prestations.