Office Manager F/H Recruteur partenaire

Vos missions

Rattaché(e) directement aux associés, vous jouerez un rôle central dans l'organisation et la coordination du cabinet.

Assistance administrative et organisation du bureau

• Assurer le suivi administratif courant du cabinet.
• Gérer les documents, courriers, contrats, dossiers et archives.
• Coordonner les relations avec les prestataires administratifs, comptables, informatiques et services généraux.
• Veiller au bon fonctionnement quotidien des bureaux.
• Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux collaborateurs.

Gestion des agendas et déplacements des associés

• Organiser et suivre les agendas des associés.
• Planifier les rendez-vous, réunions clients et réunions internes.
• Organiser les déplacements professionnels : transports, hôtels, logistique.
• Anticiper les contraintes d'agenda et faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs.

Relations fournisseurs et prestataires

• Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des fournisseurs et prestataires.
• Demander des devis, suivre les commandes, contrats et factures.
• Veiller à la qualité des prestations et au respect des délais.
• Assurer un suivi rigoureux des dépenses et engagements liés au fonctionnement du bureau.

Communication, site internet et relations presse

• Assurer la mise à jour du site internet et des contenus institutionnels.
• Coordonner les échanges avec les prestataires web si nécessaire.
• Être le relais opérationnel avec l'agence de Relations Publiques / Relations Presse.
• Participer au suivi du calendrier de communication.
• Contribuer ponctuellement à la préparation de supports de communication ou de dossiers institutionnels.

Organisation d'événements

• Participer à l'organisation d'événements clients, conférences, petits-déjeuners, réunions partenaires ou événements internes.
• Gérer la logistique : invitations, lieux, prestataires, accueil, suivi.
• Contribuer à la bonne image du cabinet auprès des interlocuteurs externes.

Vous disposez idéalement d'une expérience réussie en tant qu'Office Manager, Assistant(e) de Direction, Assistant(e) d'Associés ou dans une fonction similaire, acquise dans un environnement exigeant : cabinet de conseil, banque d'affaires, cabinet d'avocats, fonds d'investissement, société de services professionnels ou PME structurée.

• Excellent sens de l'organisation.
• Rigueur, fiabilité et discrétion.
• Capacité à anticiper les besoins.
• Autonomie et esprit d'initiative.
• Aisance relationnelle avec des interlocuteurs de haut niveau.
• Maîtrise de Microsoft Office et/ou Google Workspace.
• Une bonne maîtrise de l'anglais constitue un plus.

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