Assistante de direction (F/H) GITEC MATHURINS 1

GITEC Tertiaire- IT, recherche pour son client institutionnel situé à Paris dans le 9e arrondissement, un(e) Assistant(e) de direction confirmé(e) - dans le cadre d'une mission de remplacement de plusieurs mois.
Au sein d'une institution représentative, vous assurez l'assistanat de trois directions et contribuez au bon fonctionnement de leurs activités quotidiennes. Véritable interlocuteur(trice) de confiance, vous participez à la coordination administrative des directions, veillez à la qualité des échanges avec les interlocuteurs internes et externes et garantissez la bonne circulation de l'information dans le respect des procédures et des règles de confidentialité.
À ce titre, vous prenez en charge l'organisation de l'activité des directions en assurant notamment la gestion des agendas, la planification des rendez-vous et des déplacements ainsi que le suivi des notes de frais et des demandes d'engagement. Vous veillez également à l'organisation matérielle des services en assurant la gestion des fournitures, la réservation des salles de réunion, l'archivage des documents et l'accueil des visiteurs.
Vous apportez également un appui à la préparation et au suivi des réunions, conférences, déplacements et manifestations institutionnelles. Vous constituez les dossiers nécessaires, assurez la diffusion des informations utiles et contribuez au bon déroulement des événements organisés par les directions.
Dans le cadre de vos fonctions, vous participez à la rédaction, à la mise en forme et à la finalisation de différents supports tels que des courriers, rapports, notes ou comptes rendus. Vous êtes également amené(e) à réaliser des prises de notes et à assurer le suivi documentaire des dossiers.
Vous assurez par ailleurs le suivi administratif de l'activité des directions, notamment en matière de gestion budgétaire, et participez à la collecte, au traitement et à la diffusion des informations nécessaires au fonctionnement du pôle.
Vous entretenez également des relations régulières avec les différents services de l'institution ainsi qu'avec les partenaires extérieurs, notamment l'antenne en charge des relations européennes et internationales.

Titulaire d'une formation de niveau Bac +2 minimum en assistanat de direction ou support à l'action managériale, vous justifiez d'une expérience réussie dans une fonction similaire, idéalement auprès de plusieurs responsables ou au sein d'un environnement institutionnel.
Au-delà de vos compétences techniques, nous recherchons avant tout une personne capable de s'adapter à des interlocuteurs, des modes de fonctionnement et des attentes variés. En accompagnant trois directions, vous savez faire preuve de souplesse, de discernement et ajuster votre manière de travailler en fonction de vos interlocuteurs, tout en conservant un haut niveau d'exigence dans la qualité du service rendu.
Vous évoluez avec aisance dans un environnement où les procédures sont structurantes, où le respect des règles, des circuits de validation et du formalisme est essentiel. Vous appréciez les organisations rigoureuses et savez concilier réactivité, sens des priorités et respect des processus établis.
Reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre discrétion et votre fiabilité, vous êtes en mesure de gérer simultanément plusieurs dossiers dans le respect des délais et des impératifs de confidentialité.
Doté(e) d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles, vous maîtrisez les outils du Pack Office et disposez d'un bon niveau d'anglais.
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