Assistant Formation (h/f) ADECCO

L'agence Adecco recrute pour son client, spécialisé dans le domaine de la formation et basé à PARIS 8, un(e) Assistante de Formation (h/f).

L'assistante de formation joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien du centre de formation. Elle est chargée d'apporter un soutien administratif et logistique à l'équipe pédagogique et aux apprenants. Elle contribue à garantir une expérience de formation fluide et efficace pour tous les participants.

Missions :

1. Gestion Administrative :

- Assurer l'accueil téléphonique et physique des appels et visiteurs.

- Gérer les inscriptions des apprenants et maintenir à jour la base de données des participants.

- Préparer et distribuer les documents nécessaires aux sessions de formation.

- Traiter les demandes de renseignements et fournir un support administratif aux formateurs et aux apprenants.

- Gérer les signatures électroniques des apprenants

- Gérer les dossiers de candidature, traitement des demandes de dossiers de candidature (Mails, formulaires, conventions, attestations…)

- Transmettre les questionnaires de satisfaction et assurer le suivi.

- Mettre en place des emplois du temps en collaboration avec l'aide des responsables formation

- Assurer le suivi des apprenants d'une formation longue certifiante (concours d'entrée, jury d'admission, examens, rattrapages, conseil des professeurs, jury de soutenance de mémoires)

- Gérer la facturation et le suivi jusqu'au recouvrement.

2. Logistique :

- Organiser les salles de formation, en s'assurant qu'elles sont équipées et prêtes pour les sessions.

- Coordonner les besoins matériels pour les formations (matériel audiovisuel, fournitures de bureau, etc.).

- Gérer les réservations restaurant

- Gérer les stocks de denrées.

3. Communication :

- Assurer la circulation fluide de l'information entre l'équipe pédagogique, les apprenants et les différents départements.

- Envoyer des rappels et des confirmations aux participants avant les sessions de formation.

- Aider à la création et à la diffusion de documents de communication relatifs aux programmes de formation.

4. Support Technique :

- Apporter une assistance technique de base aux apprenants pour l'utilisation des équipements audiovisuels et informatiques.

- Coordonner avec l'équipe technique pour résoudre les problèmes techniques pendant les sessions de formation.

Salaire : 34 000K

Lieu : Paris 8

Contrat : CDD en vue d'embauche

Qualifications Requises :

- Diplôme d'études secondaires requis, une formation supplémentaire en administration ou en gestion est un avantage.

- Expérience préalable dans un rôle administratif ou de soutien logistique.

- Excellentes compétences en communication écrite et verbale.

- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.

- Maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureautique (Pack Office : Excel, Word, etc.),

- Capacité à maintenir la confidentialité des informations sensibles.

Compétences Additionnelles Appréciées :

- Connaissance d'un systèmes de gestion de la formation, idéalement AGATE.

- Expérience dans le domaine de la formation professionnelle.

L'assistante au centre de formation est un membre clé de l'équipe, fournissant un soutien indispensable à la réalisation des objectifs de formation. Elle doit être organisée, communicative et avoir une approche orientée vers le service pour assurer le succès continu des programmes de formation.

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