Secretaire (H/F) Association EOLE

Service : Accueil de jour
CDD du 14/09/2026 au 20/04/2027 - 24h
Missions
- Accueil téléphonique (gestion du standard) et ventilation des messages auprès des salarié-e-s
- Gestion des commandes, des stocks et réception des produits (produit d'entretien, fournitures de bureau, transport.)
- Indicateurs d'activités mensuelles et annuel (statistiques/ rapport d'activité)
- Gestion administrative du personnel (feuilles de congés, variable de paie, justificatifs de transport.)
- Aide à la réalisation et à l'actualisation du planning collectif mensuel des salarié-e-s de la structure
- Actualisation des documents internes répertoriant les présences, entrées et sorties des personnes accueillies
- Gestion de la communication interne de la structure, gestion du courrier (Réception / navette / dactylographie / Envoi)
- Gestion du tableau de bord des prestataires extérieur-e-s intervenant sur la structure (renfort Intérims)
- Archivage numérique et physique, création/modification des documents modélisés
- Prise de note / Rédaction des notes d'information, de service
- Gestion des dispositifs de sécurité (entretien, maintenance, vérification)
PROFIL PROFESSIONNEL / COMPETENCES ATTENDUES
- Bon niveau pack office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, Outlook / informatique), capacités de création de tableaux de bord, amélioration permanente des processus, savoir gérer des stocks et commande en fonction d'un budget.
- Utilisation du logiciel TICADI (gestion des denrées distribuées par la Banque Alimentaire)
- Capacités à s'intégrer et à travailler en équipe, savoir travailler en lien étroit avec la cheffe de service
- Maitrise des normes rédactionnelles
- Savoir gérer les priorités et le temps
- Savoir gérer le stress et l'urgence, être autonome très rapidement, dynamique et rigoureux
- Capacité à s'adapter à son interlocuteur (Travailleurs sociaux, agents d'entretien, agents de restauration, cheffe de service.)
- Capacité à s'adapter à de nouveaux logiciels et un anglais basique sont des plus

Association, gestionnaire de dispositifs d'hbergements d'urgence hommes seuls et familles, d'un accueil de jour, d'hbergement d'insertion CHRS hommes seuls et familles, de 6 maisons relais, d'un service logement, d'un service d'insertion par la culture, d'un atelier chantier d'insertion,...