Assistant administration des ventes (ADV) (Alternance) F/H Recruteur partenaire

Quel est l'objectif de ce poste ?

Au sein de la Direction Commerciale, en tant qu'assistant(e) ADV, vous interviendrez sur le suivi administratif des activités commerciales et à la sécurisation du processus de facturation.

Vous contribuerez notamment au contrôle des éléments nécessaires à la facturation des prestations et à la consolidation des justificatifs associés aux frais refacturables aux clients.

Vous participerez ainsi directement :

• A la qualité de la facturation ;

• A la fiabilité administrative des dossiers clients ;

• Et au suivi des encaissements et du recouvrement.

Quel sera votre quotidien ?

Rattaché à l'équipe commerciale, et sous la supervision de la Responsable service client (back-office commercial), vous interviendrez sur les missions suivantes :

Gestion administrative des dossiers

• Participer au suivi administratif des prestations et des commandes clients ;

• Vérifier la complétude des éléments nécessaires à la facturation ;

• Compléter dans le CRM les demandes de certification des prospects

• Assurer le suivi des dossiers clients dans les outils internes.

Facturation et suivi des frais refacturables

• Participer à l'établissement et au contrôle des factures ;

• Consolider les justificatifs liés aux déplacements des auditeurs et experts via les outils de réservation et de gestion des notes de frais ;

• Vérifier la cohérence entre les frais engagés et les éléments refacturés aux clients ;

• Contribuer au traitement des anomalies de facturation.

Recouvrement et suivi administratif

• Participer au suivi des encaissements ;

• Contribuer aux actions de relance administrative ;

• Mettre à jour les outils de suivi et les tableaux de bord ADV.

Suivi CRM et support à la prospection commerciale

• Participer à la mise à jour et à la fiabilisation des données dans le CRM ;

• Vérifier la complétude des informations relatives aux prospects et opportunités commerciales ;

• Contrôler la qualité des données saisies par les équipes commerciales (contacts, activités, statut des opportunités, informations prospects, etc.) ;

• Contribuer à l'identification et à la correction des doublons ou données incomplètes ;

Coordination interne

Assurer en particulier l'interface avec :

• les équipes commerciales ;

• les experts (évaluateurs de la conformité) ;

• la comptabilité.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Rejoindre GMED, un acteur reconnu dans son domaine, qui n'a de cesse de s'améliorer pour répondre aux exigences règlementaires et à la forte demande du marché des DM ;

• Approfondir vos connaissances en gestion administrative commerciale au sein d'une équipe commerciale soudée et conviviale ;

• Participer à travers l'activité du groupe, à la mise sur le marché de dispositifs médicaux en toute sécurité pour les patients.

Et si on parlait de vous !?

Les indispensables :

• Vous préparez une formation de niveau Bac +2 à Bac +5 dans les domaines : gestion, commerce, administration des ventes ou assistanat de gestion.

• Vous faites preuve de rigueur et disposez d'un bon sens de l'organisation.

• Vous êtes à l'aise avec les tâches administratives.

• Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel.

Qui êtes-vous ?

Nous recherchons avant tout un(e) alternant(e) qui :

• Fait preuve de rigueur et d'organisation,

• Est à l'aise dans la gestion administrative,

• Dispose d'un bon relationnel et est à l'aise dans les échanges,

• Assure le suivi des dossiers avec sérieux et sait relancer si nécessaire,

• Est capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle.

Qui sommes-nous ?

GMED est un organisme notifié Français désigné au titre des Règlements (UE) 2017/745 et (UE) 2017/746 pour l'évaluation de la conformité des dispositifs médicaux (DM). Nous sommes également un organisme de référence à l'international dans le cadre de la certification des systèmes de management de la qualité (SMQ) des fabricants de DM.

Nos évaluateurs de la conformité sont les auditeurs, les examinateurs de produit, et les cliniciens, qui réalisent les audits du SMQ de nos clients, évaluent les dossiers techniques ou effectuent des évaluations cliniques.

Nous intervenons sur tout type de DM, notamment des produits à haut risque et ceux incluant des technologies innovantes, et sommes organisés par pôles d'expertise (DM actifs, DM implantables, DM de diagnostic in vitro (DIV) et DM complexes/invasifs/soins externes).

Notre siège est situé à Paris 15ème, nous avons également une antenne à Saint-Etienne et deux filiales, l'une nord-américaine et l'autre asiatique.