Responsable Accueil et relations membres (H/F) VILLA PRIMROSE

Dans le cadre du remplacement du congé maternité, nous recherchons un(e) Responsable Accueil & Relation Membres afin d'assurer la coordination du pôle accueil/secrétariat, le management de l'équipe et la qualité de la relation avec nos membres.
Véritable relais opérationnel, vous contribuez à la structuration des process internes, à l'accompagnement des équipes dans l'utilisation des outils et au bon fonctionnement quotidien de l'accueil.
Vos missions
Management de l'équipe accueil / secrétariat
- Organiser les plannings afin de garantir la continuité de l'accueil
- Élaborer et mettre à jour les procédures de fonctionnement du service
- Animer les réunions mensuelles de l'équipe et veiller à une bonne cohésion d'équipe
- Identifier les besoins en formation et accompagner la montée en compétences des collaborateurs
- Participer au recrutement, à l'intégration et à l'évaluation du personnel
- Assurer le lien avec le service comptable concernant les congés, absences et présences
Accueil physique et téléphonique, surveillance du club
- Renseignements téléphoniques et physiques
- Réservations téléphoniques tennis, fitness, yoga, biking
- Fermeture du club selon le planning défini
- Optimisation du planning des réservations des courts
- Surveillance des courts et de la salle de fitness à travers les caméras
- Gestion des visiteurs lors des événements membres et partenaires
- Tournoi interne et matchs par équipes : accueillir les joueurs, donner les balles, mettre à jour les feuilles des matchs
Structuration et amélioration des process
- Former et accompagner les salariés dans la prise en main des outils informatiques au cas de besoin
- Superviser l'activité de la boutique en lien avec l'équipe accueil
- Réaliser les inventaires, passer les commandes
- Assurer le reporting des indicateurs clés de la boutique à la direction
Relation et suivi des membres
- Suivre la facturation, les paiements des cotisations et les remboursements éventuels
- Relancer les impayés en coordination avec le service financier et le Trésorier
- Superviser le traitement des demandes administratives et des réservations des membres
- Accompagner la direction dans la gestion des sollicitations membres par email
- Veiller, avec l'équipe, au contrôle des accès et à la régularité des cotisations des utilisateurs
Profil recherché
- Expérience confirmée sur le poste d'agent(e) d'accueil
- Expérience souhaitée en management d'équipe et en coordination administrative
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
- Excellentes qualités relationnelles et sens du service
- Bonne maîtrise des outils informatiques et appétence pour les logiciels de gestion/ERP
- Aisance rédactionnelle et capacité à gérer plusieurs priorités