Assistant-e de direction - Cabinet DG F/H Recruteur partenaire

Missions au sein de la Direction générale
Rattaché(e) à la Direction générale, vous contribuez au bon fonctionnement administratif et organisationnel du cabinet, en assurant notamment :
· La gestion et le suivi du courrier entrant via Post-Office (tri, analyse, enregistrement, diffusion, classement et traçabilité).
· Aide à la gestion des agendas et organisations de réunions, d'évènements, de déplacements des directeurs de projets membres de la Direction générale
· Mise en forme de documents administratifs (courriers, notes)
· La gestion documentaire et l'archivage électronique
· Contribution à la continuité de service au sein de l'équipe d'assistanat (polyvalence et entraide)
Mission en collaboration avec l'assistante du Conseil de surveillance de l'AP-HP
· La gestion administrative des commandes (fournitures, prestations, gerbes commémoratives)
· L'appui à l'organisation d'événements institutionnels, notamment les commémorations

COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
Capacités rédactionnelles
Capacités organisationnelles
Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Bonne connaissance de l'AP-HP et du fonctionnement du siège
- Pratique de l'agenda partagé Outlook - Connaissance de l'utilisation des divers modes de visioconférence
- Grande connaissance de l'organisation et du fonctionnement des hôpitaux et du Siège
PRE-REQUIS
Avoir assuré des fonctions de secrétariat de direction
QUALITES REQUISES
- Sens des responsabilités et de la confidentialité,
- Rigueur et méthode dans l'organisation du travail,
- Fortes qualités relationnelles,
- Polyvalence,
- Réactivité

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. http://www.aphp.fr