DOMN/UMCOE : VACATAIRE - SECRETAIRE DE L'ANTENNE Ministère des Armées

1) Assurer le traitement du courrier :
- Traiter le courrier "Arrivée"(dont Mails, Nemo, Telex à récupérer chez CMI de COMILO...) et assurer sa distribution interne, en suivant strictement les règles définies pour le courrier classifié.
- Traiter le courrier "Départ" (dont Mails, Nemo, Telex via CMI de COMILO...) et l'expédier (avec diffusion interne le cas échéant), en suivant strictement les règles définies pour le courrier classifié.
- Enregistrer, distribuer, et archiver le cas échéant, en particulier le courrier classifié suivant les directives du chef d'antenne. Gérer les BE et PV associés.
2) Assurer la gestion des documents et enregistrements au secrétariat :
- Après sa distribution, enregistrer, archiver et/ou détruire le courrier classifié en suivant strictement les règles définies pour le courrier classifié. Gérer en particulier les BE, PV et cahier d'enregistrements associés au niveau du secrétariat.
- Organiser, enregistrer, distribuer et archiver sous réseau informatique le courrier NP/DR (objectif zéro papier NP/DR).
- Préparer les parapheurs à la signature et en assurer le suivi.
3) Assurer la gestion des supports de documents au secrétariat :
- Charte/Modèles : Suivre avec le secrétariat de Balard les documents DGA type à utiliser et s'assurer de leur adaptation et disposition locales.
- Vérifier la conformité des documents de base avant leur départ (BE, lettres vers l'extérieur, notes internes, messages d'autorité envoyé par le secrétariat).

connaissance du métier de secrétariat