Assistant Technique et Administrative (H/F) INGENIERIE PILOTAGE COORDINATION

En tant qu'Assistant Technique et Administrative (H/F), vous jouerez un rôle clé dans le soutien des équipes techniques et assurez la gestion administrative et financière courante de l'entreprise. Vous contribuez à la fiabilité des informations administratives et au bon fonctionnement administratif et technique de l'entreprise. Ce poste sur site est à temps plein et à pourvoir immédiatement. Il est actuellement basé sur à Paris 12, (déménagement à Montreuil dernier trimestre 2026). Poste à pouvoir immédiatement.
Vos missions :
Gestion administrative et financière
- Réaliser la facturation mensuelle clients
- Suivre les règlements et assurer les relances en cas d'impayés
- Transmettre et suivre les éléments comptables auprès du cabinet comptable
Gestion administrative du personnel
- Suivre les temps de travail et les éléments variables de paie
- Gérer l'intégration administrative des collaborateurs
- Assurer les relations avec les organismes sociaux (mutuelle, médecine du travail)
- Réaliser les démarches liées à l'embauche (DPAE)
- Suivre les dispositifs de participation et d'intéressement
Appels d'offres
- Identifier et analyser les opportunités
- Préparer les dossiers administratifs
- Déposer les candidatures sur les plateformes dématérialisées
- Assurer le suivi des procédures et le respect des délais
Vie administrative de l'entreprise
- Suivre les obligations réglementaires (RGPD, enquêtes, certifications.)
- Organiser les assemblées générales
- Gérer les moyens généraux et les démarches administratives courantes
- Assurer les relations avec les partenaires (OPCO, etc.)
- Suivre les dossiers de certifications (OPQIBI, ISO.)
- Gérer le suivi administratif des véhicules
Support aux équipes
- Assister les collaborateurs dans la gestion administrative des projets
- Rédiger et mettre en forme des documents (CCTP, comptes rendus.)
- Classer et diffuser les dossiers
- Suivre les situations mensuelles et les sous-traitants
Organisation interne
- Réception du courrier et des appels
- Accueil des visiteurs
- Participer à l'organisation des événements de l'agence
Vos qualifications :
- Compétences en Assistance Technique : Formation en gestion administrative, assistanat ou comptabilité (Bac +2 ou équivalent),
- Expérience exigée de 5 ans minimum dans un poste similaire : Expérience souhaitée dans un environnement de PME et de bureau d'études ou agence d'architecture
- Compétences en Communication et Service Client : Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, avec une attention particulière à la satisfaction des clients.
- Compétences en Support Technique et Analytique : Capacité à fournir un support technique fiable et à analyser des situations complexes pour proposer des solutions adaptées.
- Connaissance des démarches administratives liées à la gestion d'entreprise (facturation, organismes sociaux, obligations administratives), Connaissance des marchés publiques
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, et sens aigu de l'organisation.