Assistant de direction (H/F) BIBLIOTHEQUE NATIONALE DE FRANCE

Sous la responsabilité de la directrice déléguée aux ressources humaines et de l'adjointe, les missions du titulaire du poste sont les suivantes :
Organisation de l'agenda et des réunions
- Tenue des agendas de la directrice déléguée aux ressources humaines et de l'adjointe
- Gestion du temps (respect du calendrier des principales échéances de l'activité de la direction déléguée et de l'adjointe) ;
- Accueil téléphonique et physique (visiteurs internes et externes) ; filtrage des interlocuteurs ; compte rendus des demandes ;
- Elaboration et diffusion des plannings de congés de l'équipe encadrante et des agents de la DdRH
- Gestion du courrier et des parapheurs de la direction ;
- Organisation logistique des réunions (salles, dossiers, invitations, accueil des participants extérieurs le cas échéant) et préparation des dossiers (CA ; instances.)
Gestion et suivi de l'activité administrative
- Rédaction de courriers administratifs et réponses personnalisées pour toutes questions relatives aux ressources humaines ;
- Rédaction et diffusion de comptes rendus de réunions ;
- Mise en ligne des publications sur l'intranet (Biblionautes) et rédaction de brèves éditoriales sur les sujets récurrents de la direction ;
- Recueil et transmission de pièces relatives à des dossiers spécifiques ;
- Vérification de la conformité de présentation des documents (respect charte graphique.) ;
- Elaboration de modèles type ;
- Travail en réseau avec les assistantes du président, du directeur général, du directeur de l'Administration et du personnel et des directeurs et délégués ;
- Elaboration de diaporamas (Powerpoint), mise en forme de document (Word) ;
- Mise à jour de l'organigramme de la direction ;
- Elaboration et suivi de bases de données ;
- Classement et archivage ;
- Commandes de fournitures bureautique gestion des stocks ;
- Référent informatique pour les Demandes de Prestations Informatiques (DPI).
- Délivrance de la carte "Culture"
- Saisie et transmission au Ministère de la culture des mémoires de distinction honorifiques
- Référent temps de travail et gestion des comptes (GTA) de la directrice déléguée et de l'adjointe
- Correspondant du logiciel de gestion, administration des identités et des attributs GAiA