Agent(e) au secrétariat courrier au SGZDS (H/F) PREFECTURE DE POLICE DE PARIS

Présentation de la direction :
Le SGZDS, Secrétariat Général de la Zone de Défense et de Sécurité de Paris de Paris est un service, dirigé par le Préfet Secrétaire général de zone de défense et de sécurité, dont les missions sont la planification de la gestion de crise ainsi que la coordination des moyens de défense et de sécurité civiles, sur le ressort de l'Ile-de-France, en cas de survenance d'une crise dépassant le niveau départemental. La Préfète Secrétaire général de la Zone est placée sous l'autorité directe du préfet de Police, préfet de zone de défense et de sécurité.
Le SGZDS est composé de :
- un Centre opérationnel de zone (COZ), organe opérationnel permanent qui recueille, analyse et diffuse les informations en matière de sécurité civile au préfet de Police, préfet de la zone de défense et de sécurité, ainsi qu'au ministère de l'Intérieur via le centre opérationnel de gestion interministérielle des crises (COGIC). En outre, en cas de crise dépassant le niveau départemental, le COZ coordonne l'ensemble des moyens zonaux de gestion de crise.
- deux départements chargés de mettre en œuvre au niveau zonal la politique nationale en matière de préparation opérationnelle, d'animation et de mobilisation des acteurs zonaux liés à la sécurité civile, publique et économique ainsi qu'à la coopération civilo-militaire.
- des bureaux supports à compétence transversale (le cabinet, le secrétariat général, le département systèmes d'information).
Description du poste :
Sous l'autorité de la directrice de cabinet et de la cheffe de cabinet de la préfète, Secrétaire générale de la Zone de défense et de sécurité de Paris (SGZDS) et en lien avec les deux agents du secrétariat, l'agent vacataire aura un rôle d'appui transverse aux missions du "secrétariat courrier" :
- Accueil, filtrage et renseignement téléphonique
- Participe à la tenue de l'agenda du préfet SGZDS
- Réception, tri, diffusion, enregistrement numérique du courrier, arrivée et départ (mail et postal)
- Prendre connaissance des mails reçus et les diffuser en fonction, aux services concernés selon la thématique, en lien avec le chef de cabinet
- Participer à la traçabilité du traitement et l'archivage numérique des notes (circuit parapheur) reçues ou produites par l'autorité
- Mise en forme et saisie informatique de documents (notes, courriers, fiches, procédures...)
- Constitution, suivi et classement de dossiers
- Planifier et organiser les réunions, visites et déplacements de la préfète, en lien avec la le chef de cabinet
- Lui sont également confiées des missions ponctuelles selon l'actualité du cabinet de la directrice et de l'évolution liée à la réorganisation des tâches.
Profil recherché :
Disponibilité / Réactivité / Patience / Discrétion exigés
Expérience 1an minimum
Nationalité française requise
Horaires journaliers effectués entre : 8h30 et 18h30