Secrétaire assistant(e) (H/F) Croix-rouge française

MISSION 1 : ASSISTER LES ELUS DU BUREAU TERRITORIAL (35%)

• Vérifier les documents statutaires reçus à la délégation territoriale (PV de réunions d'élus locaux, des élections générales ou en cours de mandat)
• Saisir sur l'outil interne les élections générales ou en cours de mandat
• Organiser, suivre et mettre à jour les plannings de réunions territoriales
• Convier les élus territoriaux et locaux aux réunions statutaires
• Assurer le suivi RH et administratif des volontaires en Service Civique
• Suivre les projets en cours
• Assurer la fonction supports auprès des bénévoles

MISSION 2 : PARTICIPER AUX TÂCHES ADMINISTRATIVES DE LA TRESORERIE TERRITORIALE (20%)

• Participer à l'établissement des factures externes et internes
• Assurer l'envoi des relances règlements en attente
• Participer à la mise à jour des opérations bancaires dans l'ABC du trésorier
• Remettre en banque les chèques
• Assurer le suivi comptable des subventions et financements
• Participer à la rédaction des demandes de subvention ou de financement

MISSION 3 : ASSISTER LES DIRECTIONS TERRITORIALES (25%)

• Faire les nominations des cadres locaux sur la base de données interne nationale
• Vérifier et valider les PV des formations dispensées au niveau local
• Saisir les PV de formations territoriales
• Préparer et envoyer les renouvellements d'agréments préfectoraux et ministériels

MISSION 4 : GERER LES TÂCHES ADMINISTRATIVES (15%)

• Réceptionner, filtrer et orienter les contacts téléphoniques et physiques ainsi que les courriers et messages électroniques
• Traiter et transmettre les relevés de décisions, CR, notes de service en interne
• Enregistrer dans un chrono toutes les correspondances (arrivé et départ)
• Réceptionner et diffuser les informations selon des critères de délais, de pertinence et de confidentialité
• Assurer le rôle de support sur les outils internes
• Mettre à jour les annuaires interne et des prestataires
• Assurer la relation avec les prestataires

MISSION 5 : GERER LA LOGISTIQUE ADMINISTRATIVE (10%)

• Préparer les réunions régulières et/ou évènements territoriaux
• Gérer les archives (actualiser, classer, trier, archiver)
• Contrôler l'état des stocks et recenser les besoins en approvisionnement
• Passer commande auprès des fournisseurs

• Rigueur, autonomie, capacité d'adaptation

• Maîtrise des outils bureautiques, informatiques et l'environnement du web

• Capacités rédactionnelles

• Organiser et gérer les priorités

• Suivre un budget

La Croix-Rouge française agit pour protéger et relever sans condition les personnes en situation de vulnérabilité et construire, avec elles, leur résilience. Forte de ses 66 275 bénévoles et 17 266 salariés engagés en France comme à l'étranger, elle priorise ses activités autour de 3 missions :

1. Prévenir et éduquer | Observer, préparer, former et mobiliser les solidarités de proximité pour réduire les risques, permettre à chacun de déployer son potentiel et d'apprendre à se protéger et à protéger les autres.
2. Protéger | Porter assistance aux personnes en situation de crise collective ou de rupture de vie et prendre soin des blessures physiques et psychologiques.
3. Relever en rétablissant le lien social | Donner à chacun les clés de son rebond par sa participation à la société.

Le réseau bénévole de la Croix-Rouge française agit quotidiennement pour venir en soutien des publics vulnérables.