Assistant(e) de Direction (H/F) EVOK COLLECTION

Véritable bras droit administratif du COO, l'Assistant(e) de Direction incarne la rigueur, la culture et la sophistication d'Evok Collection.
Il/Elle assure la fluidité de l'agenda stratégique du groupe, la coordination entre la Direction Générale, les investisseurs et les directions opérationnelles, tout en
représentant l'image du groupe avec un niveau d'excellence irréprochable. Doté(e) d'une intelligence émotionnelle élevée, d'un sens aigu de la confidentialité et
d'une compréhension profonde du monde hôtelier de luxe, il/elle est à la fois gardien(ne) du temps, facilitateur(trice) de décisions et ambassadeur(drice) de la Collection.
I. Support exécutif & coordination stratégique
Assister le CEO dans l'ensemble de ses fonctions stratégiques et opérationnelles.
Gérer un agenda international complexe, prioriser les sujets, anticiper les besoins, arbitrer et organiser les priorités.
Préparer les dossiers, briefings, comités et notes de synthèse avant chaque réunion.
Coordonner la mise en œuvre des décisions du CEO avec les directeurs généraux et opérationnels.
Suivre les plans d'action, relancer les parties prenantes et assurer la continuité du reporting.
II. Représentation & communication
Rédiger, relire et diffuser les communications du CEO (emails, lettres, discours, mémo internes).
Représenter le COO lors de réunions ou événements avec discernement et professionnalisme.
Maintenir un ton et une présentation cohérents avec l'image et la culture d'Evok.
Gérer la confidentialité absolue des échanges internes et externes.
III. Organisation & logistique
Planifier et organiser la logistique complète des déplacements du CEO (vols, hôtels, transports, visas).
Gérer l'agenda, les imprévus et prioriser les urgences avec réactivité et calme.
Superviser la préparation logistique des événements du CEO (comités, dîners, réceptions).
Coordonner les interactions multi fuseaux horaires avec les représentants et partenaires internationaux.
Office Management & fonctionnement du siège - Gérer les locaux : maintenance,
sécurité, environnement de travail. Superviser les prestataires (ménage, fournitures, maintenance).
Gérer les achats et commandes de consommables. - Optimiser les espaces de stockage et l'organisation interne.
Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires.
Suivi financier & administratif - Assurer l'interface avec la comptabilité pour la facturation Evok via software Sage. Contrôler les factures pro forma.
Réceptionner, vérifier et saisir les factures mensuelles des business units. Gérer les notes de frais et les pièces comptables.
Suivre les contrats et les échéances administratives avec certains partenaires.
IV. Confidentialité & fiabilité
Traiter des dossiers sensibles (financiers, RH, juridiques) en toute confidentialité.
Faire preuve d'une loyauté absolue, d'un sens du devoir et d'un jugement sûr.
Être le/la gardien(ne) de l'intégrité des informations et du temps du COO.
V. Leadership personnel & excellence
Incarner les standards Evok : élégance, rigueur, excellence et exigence.
Faire preuve d'intelligence émotionnelle, de diplomatie et d'un sens aigu du service.
Travailler dans un environnement sous pression avec calme et discernement.
Être force de proposition, anticiper et résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent