Gestionnaire administratif et financier (H/F) IUT DE BORDEAUX

Le département Génie Mécanique et Productique de l'IUT de Bordeaux (GMP) délivre le diplôme du BUT GMP visant à former des généralistes des industries mécaniques quel que soit le secteur d'activité. Il propose également de suivre la licence professionnelle Organisation Management des Services de l'Automobile (OMSA).
Le secrétariat du département comprend 3 personnes dont 2 assurent les missions liées à la direction des études et à l'accompagnement des étudiants. La personne recrutée assurera la gestion financière du département et assistera la direction du département dans ses missions.
Le département GMP fait de nombreuses commandes, répond régulièrement à des appels à projet et construit fréquemment des appels d'offres pour l'acquisition de matériels. La personne en charge de la gestion financière peut agir sur plusieurs lignes budgétaires. La gestion des immobilisations est également importante pour tenir compte des évolutions régulières de matériels.
La population étudiante comporte 50% d'apprentis et une cinquante de stagiaires en formation initiale dont l'encadrement nécessite le déplacement des enseignants. Cela génère de nombreux ordres de mission, y compris à l'international. La personne en assurera la gestion.
L'adjoint-e en gestion administrative appuie l'enseignant référent dans ses échanges avec les vacataires d'enseignement, assure la mise en place de leur dossier et vérifie leur complétude et leur éligibilité.
Enfin, la personne recrutée intègrera aussi l'équipe en charge de la gestion de la campagne de la collecte sur solde de la taxe d'apprentissage. Elle assurera le suivi des recettes, l'envoi des informations aux entreprises, les échanges avec les entreprises..
Missions:
La mission s'articule autour de la gestion administrative et de la gestion financière :
- assurer la gestion financière et comptable du département en liaison avec le Chef de Département.
- Assurer le secrétariat de direction, et la communication externe du département
Activités principales:
Appliquer et suivre les évolutions de la réglementation
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs
Classer et archiver des documents
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Retranscrire des informations orales à l'écrit
Réaliser des opérations de gestion courante
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion
Saisir, mettre en forme des documents divers
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
Consigner les procédures applicables dans son domaine
Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations ou par structure
Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi
Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
Enregistrer les données budgétaires
Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement
Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence
Etablir, à partir du système d'information de l'établissement, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières
Suivre et contrôler les opérations comptables et financières dans le cadre établi des plans de contrôle (dépenses et recettes)
Suivre l'exécution du budget, préparer les décisions budgétaires modificatives
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels