Assistant Administratif et Logistique (H/F) ORACOM

Oracom a près de 10 millions de lecteurs par an sur plus de 100 titres, dont une partie importante sur le pôle histoire
(CA de 26m€ en 2023, env 65 personnes)
MISSIONS PRINCIPALES
Service client
- Réceptionner, qualifier et traiter les demandes des clients, lecteurs et partenaires (mails et téléphone)
- Traiter les réclamations clients en respectant les procédures établies
- Gérer la bibliothèque interne afin d'apporter des réponses adaptées aux lecteurs
- Centraliser et faire remonter les informations pertinentes aux rédactions
Service Auteurs / Contributeurs
- Assurer le suivi des relations avec les auteurs et contributeurs via l'outil Extranet
- Accompagner les contributeurs dans leurs relations Extranet avec les rédactions
Gestion de l'accueil
- Assurer l'accueil téléphonique et le transfert des appels
- Accueillir les visiteurs
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier en interne
- Gérer l'affranchissement et les envois de courrier (interne et justificatifs rédactionnels)
- Commander les courses de coursiers, réceptionner et distribuer les livraisons
- Réceptionner et vérifier les livraisons et cartons
- Gérer les plis coursiers entrants et sortants selon les besoins des services
Logistique
- Participer à la préparation des commandes des boutiques
- Gérer les VAN hors shop en collaboration avec certaines rédactions
- Vérifier la bonne réception des paiements par virement en lien avec le service comptabilité
- Gérer les VAN « compléter votre collection » à la réception des bulletins papier
- Gérer les VAN à envoyer hors de France (suivi par email et via les sites)
- Participer à l'envoi de courriers et cadeaux aux lecteurs (abonnés, jeux-concours)
Services généraux
- Aider à l'organisation des réunions internes, visites partenaires et animations / événements internes
- Suivre et gérer les besoins du quotidien des collaborateurs (mobilier, fournitures, cartes de visite, papier à en-tête.)
- Participer à l'aménagement des locaux
- Gérer et suivre les tickets auprès du gestionnaire des locaux (demandes de réparation, réservation de salles)
- Suivre les petits travaux : demandes de devis, suivi des réparations
Soutien à l'équipe administrative
- Apporter un soutien administratif aux équipes (classement, tâches diverses)
- Aider à la préparation des envois de dépôts légaux
Horaires : Lundi à vendredi
Outils maitrisés :
- Suite bureautique : Outlook, Word et Excel
- Profil recherché :
- Bac+2 : gestion, assistant de direction, secrétariat, administration - TPE/PME
- Expérience : 2 ans - secrétariat, assistant administratif, aide logistique, hôte d'accueil