Assistant administratif Mobile (H/F) GIP FORMATION CONTINUE ET INSERTION PROF

Qui sommes-nous ?
La Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue (DRAFPIC) accompagne le développement de la formation professionnelle tout au long de la vie au sein de l'académie de Paris. Elle appuie l'ingénierie de projets stratégiques, pilote des partenariats institutionnels et accompagne les évolutions du réseau de la formation. Le Centre de Formation d'Apprentis (CFA) académique contribue à la mise en œuvre des formations en apprentissage, au suivi des apprentis et au développement des relations avec les entreprises et les établissements partenaires.
Vos missions
En tant qu'assistant administratif mobile vous assurez un appui administratif et organisationnel auprès des équipes pédagogiques, des formateurs, des référents apprentissage, des UFA, des entreprises et des apprentis. Vous intervenez sur plusieurs sites afin de garantir le bon fonctionnement du CFA
Gestion administrative des apprentis et des formateurs
Assurer le suivi administratif des dossiers apprentis : inscriptions, absences, discipline, pièces manquantes, bulletins scolaires
Gérer le suivi administratif des formateurs : feuilles d'émargement, états d'heures, informations pédagogiques
Mettre à jour les bases de données sur Yparéo / NetYparéo
Coordonner et préparer les documents pédagogiques (supports élèves et enseignants)
Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, comptes rendus, rapports)
Interface avec les entreprises et les référents apprentissage
Assurer une communication régulière avec les maîtres d'apprentissage (absences, difficultés, discipline, relances)
Transmettre les informations relatives au parcours de l'apprenti (évaluations, visites en entreprise, examens)
Appuyer les référents apprentissage et les équipes pédagogiques dans la gestion des situations complexes
Gestion des examens et de la scolarité
Coordonner les inscriptions aux examens (SIEC, certifications, CCF)
Préparer la logistique et l'organisation administrative des jurys de validation
Vérifier la conformité des dossiers d'examen (livret d'apprentissage, convocations, pièces réglementaires)
Information, organisation et logistique
Informer les apprentis sur les démarches CFA, la scolarité et les examens
Organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, prise de notes, rédaction des comptes rendus)
Apporter un appui organisationnel lors des conseils pédagogiques, réunions UFA et commissions
Gérer de manière autonome les fournitures administratives et pédagogiques (commandes, stocks, distribution)
Assurer le suivi logistique de la vie scolaire (salles, matériel, supports pédagogiques)
Promotion et projets transverses
Participer activement aux actions de promotion du CFA :salons, Journées Portes Ouvertes, forums, événements régionaux, master class...
Contribuer aux projets transverses du CFA académique (qualité, innovation, numérique)
Liste non exhaustive.
Nous recrutons et reconnaissons tous les talents, et nous sommes attachés à la mixité et à la diversité.
Profil recherché
Vous justifiez idéalement d'une expérience sur un poste similaire, avec une connaissance du fonctionnement d'un CFA.
Connaissance de l'environnement professionnel de la formation appréciée
Aisance dans l'utilisation de logiciels de gestion (GRC/ERP)
Utilisation de la suite MS-Office (Word, Excel, Outlook, SharePoint)
Vous êtes reconnus pour votre rigueur et votre organisation
Vous avez un réel sens relationnel et de la discrétion
Vous faite preuve de flexibilité, de réactivité et prise d'initiatives
Sens du service public et aptitude au travail en équipe.
Nous recrutons et reconnaissons tous les talents, et nous sommes attachés à la mixité et à la diversité.