Assistant polyvalent (H/F) HEADWAY

Prep'Etoiles est un organisme de soutien scolaire fraîchement créé, proposant des accompagnements en présentiel et en distanciel. Les cours sont dispensés via une plateforme pédagogique propre.
La structure se distingue par une proposition de service premium, plaçant la qualité pédagogique au cœur de son activité. Les professeurs intervenants sont des étudiants et des diplômés issus des meilleures écoles de commerce et d'ingénieurs, sélectionnés avec une exigence élevée sur leurs compétences.
Créé il y a quelques mois et installé dans le 16ème arrondissement de Paris, Prep'Etoiles a consolidé son organisation et ouvrira ses portes en janvier.

Contexte du poste
Le Conseiller pédagogique intervient au cœur du dispositif Prep'Etoiles, à l'interface entre familles, élèves, professeurs et structure, dans un environnement évolutif et entrepreneurial.

L'Assistant pédagogique assure la gestion administrative et organisationnelle des accompagnements pédagogiques et contribue au bon fonctionnement quotidien de la structure, en lien étroit avec les conseillers pédagogiques, les professeurs et la direction.

Missions principales
1. Gestion administrative des accompagnements pédagogiques
- Créer, mettre à jour et suivre les dossiers des élèves et des familles
- Assurer la conformité et la complétude des informations administratives
- Gérer les inscriptions, modifications et arrêts d'accompagnement
2. Planification et gestion des emplois du temps
- Organiser et mettre à jour les emplois du temps des élèves et des professeurs
- Coordonner les disponibilités des différentes parties prenantes
- Gérer les ajustements de planning et les changements de dernière minute
3. Suivi de la facturation et des éléments financiers
- Assurer le suivi administratif de la facturation (émission, suivi, relances si nécessaire)
- Vérifier la cohérence entre prestations réalisées et éléments facturés
- Être l'interlocuteur-rice administratif-ve des familles sur les questions de facturation
4. Gestion des urgences organisationnelles
- Réagir aux imprévus (absence de professeurs, problème de connexion, changement de planning)
- Trouver des solutions rapides en lien avec l'équipe pédagogique
- Garantir la continuité des accompagnements
5. Coordination interne et support opérationnel
- Assurer la liaison entre les équipes pédagogiques, administratives et la direction
- Contribuer à la circulation fluide de l'information
- Apporter un support administratif transversal selon les besoins de la structure
6. Contribution à la structuration de la structure
- Participer à la mise en place et à l'amélioration des processus administratifs
- Proposer des outils et méthodes pour fiabiliser et optimiser l'organisation
- Participer à un projet naissant destiné à croitre très rapidement, avec la possibilité de construire son poste sur mesure